Specjalista ds. logistyki (transport)

1. Wprowadzenie

Cel procedury

Niniejsza „Procedura dotycząca przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami ” (dalej: Procedura) określa zasady i tryb zgłaszania przez sygnalistów naruszeń prawa w conTeyor Poland Sp. z o.o.

Proces przyjmowania zgłoszeń jest jednym z kluczowych elementów prawidłowego i bezpiecznego zarządzania Spółką, którego jednym z celów jest identyfikowanie nieprawidłowości w działalności Spółki i podejmowanie działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych Spółki. Niniejsza procedura została ustanowiona, aby w duchu zrównoważonego rozwoju stworzyć trwałą wartość dla pracujących w Spółce pracowników, jak również osób współpracujących ze Spółką, poprzez ich rozwój i docenienie. Kultura korporacyjna  w Spółce promuje zaufanie, uczciwość i szacunek, którymi kierujemy się w naszych działaniach. Dotyczy to wszystkich współpracujących z nami osób, co zawiera się w naszym haśle One conTeyor!

Wdrożony w Spółce proces przyjmowania zgłoszeń umożliwia wszystkim sygnalistom Spółki dokonywanie zgłoszeń w sposób zapewniający ochronę przed działaniami odwetowymi mogącymi być następstwem takiego zgłoszenia.

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze lub dokonujący zgłoszenia niepoważnego lub zgłoszenia stanowiącego w istocie nadużycie nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze. Takiej ochronie nie podlegają również sygnaliści, którzy przy dokonywaniu zgłoszeń podają celowo i świadomie błędne lub wprowadzające w błąd informacje.

Informacje o naruszeniach prawa zgłaszane anonimowo nie będą rozpatrywane.

Spółka gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w paragrafie powyżej, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

Zakres procedury

Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

1) pracownik;

2) pracownik tymczasowy;

3)osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

4) przedsiębiorca;

5) prokurent;

6) akcjonariusz lub wspólnik;

7)członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

8)osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

9) stażysta;

10) wolontariusz;

11) praktykant;

12) osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

Katalog naruszeń prawa, których dotyczy procedura przyjmowania zgłoszeń

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

W ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych, można dokonywać również zgłoszeń o naruszeniach polityk lub procedur obowiązujących w Spółce, w tym w szczególności: Polityki środowiskowej, Polityki pracy i praw człowieka, Polityki etyki biznesowej, Polityki zrównoważonych zakupów w Podręczniku zrównoważonego rozwoju, Polityki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz Kodeksu postępowania w biznesie.

Nie stosuje się w takim przypadku przepisów prawa dotyczących zgłoszenia zewnętrznego oraz ujawnienia publicznego.

Przykłady przypadków, w których można zastosować niniejszą procedurę zgłaszania naruszeń prawa lub polityk lub procedur wewnętrznych obowiązujących w Spółce:

 - dyskryminacja, nękanie lub niesprawiedliwe traktowanie ze względu na płeć, wiek, religię, pochodzenie, orientację seksualną lub poglądy polityczne;

- niebezpieczne zachowania, które mogą zagrażać dobremu samopoczuciu i bezpieczeństwu pracowników;

-  nieetyczne lub niewłaściwe zachowanie;

- nadużycia dotyczące dokumentów finansowych, oszustwa, korupcja i przekupstwo;

- praktyki, które mogą zmniejszyć konkurencyjność firmy w branży;

- zachowanie przestępcze naruszające przepisy prawa, regulacje i/lub zobowiązania;

- zdarzenia związane z pracą dzieci lub pracą przymusową;

- szkody dla środowiska;

- naruszenie poufnych informacji i danych;

- naruszenia bezpieczeństwa informacji;

- próba ukrycia któregokolwiek z powyższych. 

1. Proces zgłaszania nieprawidłowości

Sposoby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych   

Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego w następujący sposób:

- pisemnie, pocztą wewnętrzną, w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Poufne-Sygnalista”, umieszczonej w skrzynce znajdującej się na pierwszym piętrze obok Działu Personalnego, obok skrzynki na dokumenty HR; lub pocztą zewnętrzną, w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Poufne-Sygnalista”, umieszczonej w kolejnej, zamkniętej kopercie zaadresowanej na adres siedziby Spółki;

- elektronicznie – za pośrednictwem adresu e-mail: nieprawidlowosci@conteyor.com;

- ustnie – na wniosek sygnalisty zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane podczas spotkania z udziałem zaufanego doradcy, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Z przyjęcia zgłoszenia obecny podczas spotkania zaufany doradca sporządza protokół. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia takiego protokołu.

W celu sprawnego rozpatrzenia zgłoszenia przez zaufanego doradcę i skutecznego podjęcia działań następczych zgłoszenie powinno zawierać:

a) nazwę jednostki organizacyjnej Spółki, której dotyczy zgłoszenie;

b) przedmiot naruszenia prawa;

c) przybliżony okres występowania naruszenia;

d) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

e) wszelkie inne informacje mające związek ze zgłoszeniem, w tym ewentualne dokumenty;

f) wskazanie adresu mailowego lub korespondencyjnego do kontaktu, celem potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.

Zaufany doradca może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w przypadku, gdy do rozpatrzenia zgłoszenia niezbędnych może być więcej informacji, niż zostało to pierwotnie wskazane w zgłoszeniu.

Spółka podejmuje wszelkie prawnie dopuszczalne czynności, aby przed pozostawieniem zgłoszenia nierozpoznanego pozyskać niezbędne informacje i dokumenty do jego skutecznego rozpoznania.

Tylko zgłoszenia dokonywane w dobrej wierze (tj. odnoszące się do zdarzeń, które w rzeczywistości zaistniały i mogą stanowić potencjalne naruszenie) są rozpatrywane z uwzględnieniem zasad poufności i gwarantują ochronę przed potencjalnymi działaniami odwetowymi.

Jeżeli nieprawidłowość zaistniała lub jest prawdopodobne, że zaistnieje, w którymś z międzynarodowych oddziałów conTeyor Group, sygnalista powinien zgłosić się do zaufanego doradcy przypisanego do danego kraju. Lista zaufanych doradców we wszystkich krajach, w których operuje conTeyor Group, jest zamieszczona w globalnej Polityce zgłaszania nieprawidłowości, w załączniku nr 2.

Wstępna analiza zgłoszenia 

Po wpływie pisemnego zgłoszenia na adres siedziby Spółki, zgłoszenie jest opatrywane pieczątką z datą wpływu przez osobę przyjmująca pocztę oraz niezwłocznie przekazywane do zaufanego doradcy.

Po otrzymaniu zgłoszenia zaufany doradca dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia pod kątem tego, czy informacje w nim zawarte umożliwiają rozpatrzenie zasadności zgłoszenia.

W terminie 7 dni od wpływu zgłoszenia, zaufany doradca potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. Wraz z potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia, zaufany doradca przekazuje sygnaliście klauzulę informacyjną (załącznik nr 2). Przekazanie klauzuli informacyjnej nie jest wymagane, jeżeli zgłoszenie nieprawidłowości jest zgodne ze wzorem zgłoszenia z niniejszej procedury (załącznik nr 1). W tym samym terminie zaufany doradca wpisuje zgłoszenie do rejestru zgłoszeń (załącznik nr 4).

Zaufany doradca może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy:

a) zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne;

b) niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.

Jeśli zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie weryfikacji jego zasadności, a ponadto według opisu zgłoszenia zachodzi prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości, następuje wszczęcie postępowania wyjaśniającego.

Zaufany doradca może rozważyć zaangażowanie w postępowaniu wyjaśniającym przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Spółki lub niezależnego konsultanta, o ile w ocenie zaufanego doradcy wiedza i doświadczenie takich osób mogą być niezbędne w przeprocesowaniu zgłoszenia.

Zaufanym doradcą nie może być osoba, której dotyczy zgłoszenie; osoba będąca bezpośrednim przełożonym sygnalisty, którego dotyczy zgłoszenie; ani osoba bezpośrednio podlegająca sygnaliście, którego dotyczy zgłoszenie.

W sytuacji, gdy w ocenie zaufanego doradcy zaistnieją okoliczności, które mogą rzutować na jej/ jego bezstronność w ocenie zgłoszenia, może ona/ on zawnioskować do członka zarządu o wyłączenie z prowadzenia postępowania wyjaśniającego.

W przypadku, gdy zajdą okoliczności, o których mowa powyżej, członek zarządu może wyznaczyć innego pracownika Spółki na zaufanego doradcę.

Rozpatrywanie zgłoszenia

Zaufany doradca rozpatruje zgłoszenie, podejmuje działania następcze oraz przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 3 miesięcy od dnia wpływu zgłoszenia.

Zaufany doradca dokonuje weryfikacji zasadności zgłoszenia w postępowaniu wyjaśniającym w oparciu o obowiązujące w Spółce regulacje wewnętrzne oraz informacje uzyskane od komórek organizacyjnych Spółki z uwzględnieniem rodzaju i charakteru zgłoszenia oraz z zastrzeżeniem zachowania zasad poufności.

Postępowanie wyjaśniające jest prowadzone w sposób uczciwy i bezstronny.

W przypadku gdy zajdzie taka konieczność, zaufany doradca może wzywać na posiedzenie pracowników lub współpracowników, którzy mogą mieć związek lub jakąkolwiek wiedzę w zakresie zgłoszenia, lub sygnalistę, w celu złożenia wyjaśnień. Na wniosek zaufanego doradcy wszyscy pracownicy mają obowiązek stawić się na posiedzeniu oraz udostępniać dokumenty i udzielać niezbędnych informacji w celu ustalenia wszystkich okoliczności zasadności zgłoszenia.

Posiedzenia zaufanego doradcy są każdorazowo utrwalane w formie notatki służbowej. Wyjaśnienia składane przez wezwane osoby utrwalane są w formie protokołu. Ustalenia z przebiegu posiedzenia mogą być zatwierdzane za pośrednictwem poczty służbowej.

Po ustaleniu całokształtu stanu faktycznego zaufany doradca podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia, a w przypadku zgłoszeń zasadnych również wydaje rekomendację o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do pracownika lub współpracownika, który dopuścił się naruszenia, oraz rekomendację możliwych działań zapobiegawczych mających na celu wyeliminowanie podobnych do opisanych w zgłoszeniu naruszeń w przyszłości.

Uzgodnione przez zaufanego doradcę wnioski końcowe zawierają w szczególności opis stanu faktycznego, decyzję odnośnie do zasadności zgłoszenia oraz – w sytuacji zgłoszeń uznanych za zasadne – rekomendację stosownych działań następczych i zapobiegawczych.

W przypadku pozytywnej weryfikacji zasadności zgłoszenia zaufany doradca:

a)         przekazuje informację o wyniku postępowania wyjaśniającego do kierującego komórką organizacyjną Spółki, w ramach której swoje obowiązki wykonuje pracownik lub sygnalista wskazany w zgłoszeniu, lub do nadzorującego członka zarządu w sytuacji, gdy pracownik podlega bezpośrednio członkowi zarządu, w celu podjęcia stosownych, następczych działań dyscyplinujących lub naprawczych zawartych w protokole wobec takiej osoby, przewidzianych właściwym dla danego pracownika regulaminem pracy lub wynikających z indywidualnej umowy o współpracę bądź ogólnie obowiązującymi przepisami prawa;

b)         w terminie do 7 dni roboczych od przekazania informacji, o której mowa w pkt a powyżej, informuje pracownika, któremu zarzuca się dokonanie naruszenia, o dokonanym zgłoszeniu oraz przeprowadzonej weryfikacji zgłoszenia.

W przypadku negatywnej weryfikacji zasadności zgłoszenia i oddalenia podejrzeń w nim zawartych zaufany doradca przekazuje niezwłocznie sygnaliście oraz pracownikowi bądź członkowi zarządu Spółki, któremu zarzucano dokonanie naruszenia, informację o dokonanym zgłoszeniu oraz o przeprowadzonej weryfikacji zgłoszenia.

Zakaz działań odwetowych

Jakiekolwiek środki represji, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania wobec działającego w dobrej wierze sygnalisty dokonującego zgłoszenia, będą traktowane jako poważne naruszenie zasad Procedury, mogące skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej pracownika lub współpracownika ze Spółką lub zakończeniem współpracy, a także rodzić odpowiedzialność materialną, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Za ochronę osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności gdy nastąpiło ujawnienie jej tożsamości, odpowiada zaufany doradca, który jest zobowiązany reagować na wszelkie przejawy potencjalnych działań odwetowych związanych z sygnalistą i dokonanym zgłoszeniem.

Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, doświadczył jakichkolwiek działań odwetowych, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania, powinien niezwłocznie powiadomić o zaistniałej sytuacji zaufanego doradcę. Jeżeli analiza informacji potwierdzi zarzuty takiego powiadomienia, zaufany doradca podejmuje odpowiednie działania, zgodnie z paragrafem 1 powyżej, mające na celu ochronę sygnalisty.

Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.

Prowadzenie rejestru zgłoszeń

Każde przyjęte zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń (załącznik nr 4).

Za prowadzenie rejestru zgłoszeń odpowiada zaufany doradca.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia prawa;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) adres do kontaktu sygnalisty;

5) datę dokonania zgłoszenia;

6) informację o podjętych działaniach następczych;

7) datę zakończenia sprawy.

Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

1. Postanowienia końcowe

Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiedzialny jest zarząd Spółki.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Spółce. Kierownik komórki organizacyjnej Spółki jest zobowiązany do zapoznania wszystkich podległych sobie pracowników z postanowieniami Procedury.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych została ustalona po konsultacjach z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz Spółki, wyłonionymi w trybie przyjętym w Spółce.

Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, Spółka przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Sygnalista może dokonać również zgłoszenia zewnętrznego w formie ustnego lub pisemnego przekazania Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.