Specjalista ds. obsługi archiwum zakładowego MF

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• Praca administracyjno-biurowa, obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
• Wysiłek fizyczny
• Praca w szczególnie trudnych warunkach środowiskowych

• Przyjmuje, ewidencjonuje, porządkuje, zabezpiecza i wypożycza dokumentację zgromadzoną w archiwum zakładowym MF, w celu realizacji obowiązków wynikających z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzeń wykonawczych, w szczególności przeprowadzania brakowania dokumentacji niearchiwalnej i przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
• Realizuje kwerendy i wypożycza dokumentację z zasobu archiwum zakładowego MF.
• Udziela konsultacji oraz wyjaśnień pracownikom MF w zakresie kwalifikacji dokumentacji.
• Weryfikuje kompletność i jakość metadanych dla dokumentacji spraw i dokumentacji nietworzącej akt spraw zgromadzonej w systemie teleinformatycznym klasy EZD.
• Prowadzi ewidencję archiwum zakładowego w systemie teleinformatycznym ARCHIWUM-ISA, w celu umożliwienia pracownikom MF przeszukiwania zasobu archiwum zakładowego ministerstwa, a archiwistom sprawnej realizacji kwerend, typowania dokumentacji do brakowania oraz typowania dokumentacji do przekazywania do archiwum państwowego.
• Bierze udział w opiniowaniu aktów prawa wewnętrznego, wytycznych i procedur z obszaru zarządzania dokumentacją.
• Niszczy dokumentację niearchiwalną w celu realizacji procesu brakowania na podstawie danych zgód.
• Współpracuje z kontrahentami w celu realizacji dostaw i usług z obszaru zarządzania zasobem archiwum zakładowego dla zapewnienia zgodnego z przepisami stanu uporządkowania oraz prawidłowych warunków przechowywania dokumentacji w magazynach archiwalnych.

• wykształcenie: wyższe magisterskie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w obszarze zarządzania zasobem archiwum zakładowego lub obsługi archiwum zakładowego
• Znajomość języka angielskiego lub języka rosyjskiego lub języka niemieckiego na poziomie umożliwiającym czytanie i rozumienie literatury przedmiotu
• Znajomość przepisów archiwalnych
• Znajomość przepisów kancelaryjno-administracyjnych
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
• Umiejętność skutecznej komunikacji
• Umiejętność współpracy w zespole
• Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem – dotyczy kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe magisterskie na kierunku zarządzanie archiwistyka lub wyższe magisterskie ze specjalnością archiwalną lub wyższe magisterskie uzupełnione studiami podyplomowymi w zakresie archiwistyki lub zarządzania dokumentacją
• co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w administracji publicznej

• Stabilne zatrudnienie - umowa o pracę
• Elastyczny czas pracy
• Benefity płacowe: dodatkowe wynagrodzenie (tzw. 13tka), nagrody uznaniowe za wyniki i osiągnięcia, dodatek za wysługę lat (od 5% do 20% wynagrodzenia), nagrody jubileuszowe
• Możliwość przystąpienia do Pracowniczych Planów Kapitałowych
• Możliwość rozwoju poprzez pracę w zespole profesjonalistów i ekspertów z różnych dziedzin oraz udział w strategicznych projektach
• Możliwość godzenia pracy zawodowej z pracą naukową
• Kursy, szkolenia, dofinansowanie do wybranych form edukacji własnej
• Możliwość zakupu: grupowego ubezpieczenia na życie i zdrowie, pakietów opiekimedycznej, uprawnień do zniżek PKP
• Pakiet socjalny: dofinansowanie do sportu i kultury, wypoczynku, karty fitness
• Przyjazne środowisko pracy: kiosk pracowniczy, pokój dla rodzica z dzieckiem, biblioteka, poczta, bankomat, klimatyzowane pomieszczenia
• Doskonałą lokalizację urzędu w historycznym budynku w centrum Warszawy – szybki i łatwy dojazd
• Dostosowanie urzędu do zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, możliwość dopasowania stanowiska pracy do potrzeb indywidualnej niepełnosprawności