Specjalista/ka ds. administracji i obiegu dokumentów, Asystent/ka zarządu

ZAKRES OBOWIĄZKÓW:

-

Zarządzanie pełnym cyklem życia dokumentów w firmie (rejestracja, obieg, archiwizacja).

-

Kategoryzacja, weryfikacja formalna oraz systematyczna archiwizacja zróżnicowanej dokumentacji kontraktowej, ze szczególnym uwzględnieniem podziału na umowy z: klientami, kapitałodawcami, leasingodawcami oraz partnerami B2B.

-

Zapewnienie zgodności procesów archiwizacyjnych z wewnętrznymi procedurami firmy.

-

Bieżące wsparcie organizacyjne i administracyjne Zarządu firmy.

-

Prowadzenie kalendarza spotkań, organizacja wyjazdów służbowych oraz przygotowywanie materiałów na spotkania Zarządu.

-

Profesjonalna obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz dbanie o prawidłowy przepływ informacji między działami.

WYMAGANIA:

-

Udokumentowane doświadczenie w pracy na stanowisku administracyjnym, asystenckim lub w dziale wsparcia sprzedaży (Back Office).

-

Ponadprzeciętna dokładność, skrupulatność oraz doskonała organizacja pracy własnej, umiejętność priorytetyzacji zadań.

-

Znajomość specyfiki i umiejętność rozróżniania dokumentacji handlowej, finansowej oraz prawnej (umowy B2B, leasingowe, inwestycyjne).

-

Wysoka kultura osobista, doskonałe zdolności komunikacyjne oraz bezwzględna dyskrecja.

-

Zdolność do samodzielnego prowadzenia powierzonych procesów i poczucie odpowiedzialności za realizowane zadania.

-

Biegła obsługa programów z pakietu MS Office oraz urządzeń biurowych.

OFERUJEMY:

-

Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowa o pracę.

-

Wynagrodzenie, adekwatne do posiadanego doświadczenia i umiejętności.

-

Dużą samodzielność na stanowisku – możliwość wdrażania własnych rozwiązań optymalizujących procesy administracyjne biura.

-

Bezpośrednia i partnerskia współpraca z Zarządem firmy.

-

Pracę w profesjonalnym środowisku, w firmie o ugruntowanej pozycji na rynku.

-

Niezbędne i nowoczesne narzędzia pracy.