Archiwista / Archiwistka

Specjalistyczna Przychodnia Lekarska dla Pracowników Wojska SPZOZ w Warszawie zatrudni pracownika na stanowisko:
ARCHIWISTA / ARCHIWISTKA
Wymagania niezbędne:
• wykształcenie średnie, mile widziane wyższe (preferowane: archiwistyka, zarządzanie dokumentacją, administracja, historia, bibliotekoznawstwo lub pokrewne),
• staż pracy: minimum 2 letni staż w zawodzie archiwisty,
• znajomości przepisów prawa archiwalnego i przepisów towarzyszących o charakterze archiwalnym,
• znajomość przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Wymagania dodatkowe:
• kurs kancelaryjno - archiwalny I i/lub II stopnia,
• mile widziane ukończone kursy lub szkolenia z zakresu archiwistyki, zarządzania do-kumentacją;
• doświadczenie w pracy w podmiocie leczniczym,
• znajomość zagadnień kancelaryjnych,
• znajomość ustawy o działalności leczniczej,
• umiejętność pracy w zespole jak i również samodzielnie,
• umiejętność dobrej organizacji pracy własnej,
• odpowiedzialność i dokładność w wykonywaniu obowiązków,
• dobra znajomość obsługi komputera, w szczególności Pakiet MS Office (Excel).

Twój zakres obowiązków:
Archiwista odpowiada za prowadzenie archiwum zakładowego oraz wykonywanie zadań wynikających z przepisów dotyczących postępowania z dokumentacją w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej, przepisów archiwalnych, przepisów dotyczących dokumentacji medycznej oraz ochrony informacji prawnie chronionych.
1) Prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
w szczególności przepisami archiwalnymi, kancelaryjnymi oraz regulacjami obowiązującymi w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej.
2) Przyjmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych, kontrola jej kompletności, prawi-dłowości uporządkowania oraz zgodności z obowiązującym Jednolitym Rzeczowym Wy-kazem Akt i instrukcją kancelaryjną.
3) Ewidencjonowanie, porządkowanie, klasyfikowanie oraz właściwe przechowywanie do-kumentacji archiwalnej i niearchiwalnej, w tym dokumentacji medycznej.
4) Prowadzenie ewidencji archiwalnej, w szczególności spisów zdawczo-odbiorczych, reje-strów udostępniania dokumentacji oraz pozostałej wymaganej dokumentacji archiwalnej.
5) Udostępnianie dokumentacji osobom uprawnionym oraz prowadzenie ewidencji jej wypo-życzeń i zwrotów.
6) Nadzorowanie warunków przechowywania dokumentacji oraz podejmowanie działań za-pewniających jej właściwe zabezpieczenie przed zniszczeniem, utratą lub dostępem osób nieuprawnionych.
7) Organizowanie i prowadzenie procesu wycofywania dokumentacji z archiwum w celu jej opracowania, przekazania, brakowania lub udostępnienia.
8) Przygotowywanie dokumentacji niearchiwalnej do brakowania poprzez:
• przeprowadzanie przeglądu dokumentacji,
• kwalifikowanie dokumentacji do zniszczenia zgodnie z obowiązującymi kategoriami archiwalnymi,
• sporządzanie spisów dokumentacji przeznaczonej do brakowania,
• kompletowanie wymaganej dokumentacji formalnoprawnej,
• przygotowywanie wniosków o wyrażenie zgody na brakowanie do właściwego archi-wum.
9) Koordynowanie oraz bieżąca współpraca z firmą zewnętrzną realizującą usługę brakowania dokumentacji, obejmująca w szczególności:
• przygotowanie dokumentacji do przekazania wykonawcy,
• uzgadnianie harmonogramu prac,
• zapewnienie właściwego zabezpieczenia dokumentacji na każdym etapie realizacji usługi,
• nadzorowanie zgodności wykonywanych czynności z obowiązującymi przepisami prawa oraz zawartą umową,
• bieżącą współpracę z przedstawicielami wykonawcy,
• potwierdzanie zgodności przekazywanej i brakowanej dokumentacji ze sporządzonymi spisami,
• udział w odbiorach wykonanych usług oraz weryfikację dokumentów potwierdzają-cych zniszczenie dokumentacji.
10) Nadzorowanie prawidłowego przebiegu procesu brakowania dokumentacji oraz odpo-wiedzialność za zgodność prowadzonych działań z obowiązującymi przepisami prawa i wytycznymi właściwych organów archiwalnych.
11) Współpraca z właściwym archiwum państwowym oraz innymi uprawnionymi instytucjami w zakresie archiwizacji i brakowania dokumentacji.
12) Kontrola terminowości przekazywania dokumentacji przez komórki organizacyjne do ar-chiwum zakładowego.
13) Udzielanie pracownikom instruktażu oraz konsultacji dotyczących prawidłowego przygo-towywania dokumentacji do archiwizacji oraz przekazywania jej do archiwum.
14) Sporządzanie analiz, zestawień, informacji i sprawozdań dotyczących zasobu archiwalne-go oraz realizowanych procesów archiwizacyjnych i brakowania.
15) Współpraca z komórkami organizacyjnymi przychodni w zakresie prawidłowego obiegu dokumentacji, dokumentacji medycznej oraz dokumentacji związanej z działalnością jed-nostki.
16) Przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, ochrony informacji niejawnych (w zakresie wynikającym z obowiązków służbowych), tajemnicy medycznej oraz innych informacji prawnie chronionych.
17) Uczestniczenie w kontrolach, audytach i czynnościach sprawdzających dotyczących pro-wadzenia archiwum oraz realizacja zaleceń pokontrolnych.
18) Dbanie o właściwy stan pomieszczeń archiwum, urządzeń oraz wyposażenia służącego do przechowywania dokumentacji.
19) Wykonywanie innych poleceń przełożonego pozostających w związku z zakresem obo-wiązków na zajmowanym stanowisku.