Spis treści
Biuro rachunkowe to jeden z podstawowych filarów dobrze prosperującej firmy. Przedsiębiorcy, którzy dopiero wybierają dostawcę usług księgowych, powinni zapoznać się z artykułem: „Z jakim biurem rachunkowym nawiązać współpracę”. Być może pierwsze kroki już za Tobą, ale z różnych względów i Ty rozważasz zmianę. Niezależnie od tego, na którym etapie się znajdujesz, wiedza z niniejszego artykułu może być przydatna.
Koniec współpracy z biurem rachunkowym
Zakończenie współpracy z biurem rachunkowym to proces, który wymaga przygotowania. Dlatego przed podjęciem ostatecznej decyzji, warto przemyśleć wszystkie konsekwencje, a także rozpisać działania krok po kroku.
- Wypowiedzieć umowę z uwzględnieniem okresu wypowiedzenia.
- Poprosić o przygotowanie dokumentów do transferu – do Twojej firmy lub do biura nowej księgowości.
- Przeprowadzić audyt przekazanych zasobów. Dotychczasowe biuro rachunkowe było odpowiedzialne za prawidłowe prowadzenie ksiąg, a więc i za wszelkie ewentualne błędy. Kończąc współpracę, warto więc upewnić się, że wszystko zostało załatwione prawidłowo, a wszelkie niezbędne dokumenty trafiły na swoje miejsce.
Odebranie dokumentów po zakończeniu współpracy
Przedsiębiorca korzystający z usług biura rachunkowego w każdym miesiącu musi dostarczyć dokumenty niezbędne do dokonania rozliczeń. Na ogół firmy deklarują, że dokumentacja będzie przechowywana w siedzibie księgowości. Rezygnacja z usług biura rachunkowego wiąże się zatem z koniecznością odebrania wszystkich zgromadzonych zasobów.
Młodszy Specjalista/Specjalista ds. MICE (k/m)
Coral Travel Poland
- Warszawa
Młodszy Specjalista ds. Windykacji/Fakturzysta (k/m)
Coral Travel Poland
- Warszawa
Technolog oczyszczania ścieków
Zakład Gospodarki Odpadami S.A. w Bielsku-Białej
- Bielsko-Biała
Magazynier/ Operator wózka widłowego udt
Merkury Market
- Kielce
Specjalista ds. industrializacji
SEWS-CABIND POLAND
- Żywiec
Niezbędny będzie protokół zdawczo-odbiorczy. Należy wyszczególnić w nim wszystkie dokumenty przekazywane przez biuro rachunkowe. Rozwiązanie jest o tyle korzystne, że pozwala zarówno na uporządkowanie rachunków i zaświadczeń, jak i na zyskanie pewności, że transfer odbył się w prawidłowy sposób. Zarówno Ty, jak i biuro rachunkowe powinniście zachować po jednej kopii protokołu.
Co z pełnomocnictwami biura rachunkowego?
Większość biur rachunkowych oferuje kompleksowe usługi. Oznacza to, że pracownicy tych podmiotów mogą zaoferować reprezentowanie firmy przed fiskusem czy ZUS-em. Aby do tego doszło, należy udzielić stosownego pełnomocnictwa. Przedsiębiorca, który zdecyduje się na takie rozwiązanie, oszczędza dużo czasu. Rezygnując z usług danego podmiotu, należy pamiętać o wycofaniu pełnomocnictwa.
Jak można przeczytać w artykule: „Jak zmienić biuro rachunkowe”, ta kwestia jest szczególnie ważna dla przedsiębiorców, którzy upoważnili pracowników biura do składania w ich imieniu deklaracji drogą elektroniczną. Wówczas niezbędne jest zawiadomienie poszczególnych podmiotów o tym, że dane osoby od wskazanego dnia nie będą mogły reprezentować podatnika.
Rezygnacja z usług biura w ciągu miesiąca rozliczeniowego
Przed zrezygnowaniem z usług warto ustalić z biurem kwestię zamknięcia danego okresu rozliczeniowego oraz odpłatności za usługę. Być może nowy dostawca przejmie kwestię rozliczeń w połowie miesiąca – wówczas należy wypracować rozwiązanie, które pozwoli na bezproblemowy transfer i dokonanie wszelkich formalności.
Jeśli to możliwe, odbiór dokumentów warto umówić dopiero po rozliczeniu i zamknięciu miesiąca. To pozwoli uniknąć szeregu problemów związanych z rezygnacją z usług jednego biura rachunkowego i rozpoczęciem współpracy z drugim. Przeniesienie dokumentacji będzie o wiele łatwiejsze.
Przeniesienie dokumentów do nowego biura rachunkowego
Przeniesienie księgowości do nowego biura rachunkowego jest kolejnym krokiem. To nie tylko kwestia praktyczna, ale również prawna – będziesz musiał zadeklarować, w którym miejscu przechowujesz dokumentację. I tu przydatny będzie protokół zdawczo-odbiorczy.
Jednocześnie ważne jest, aby zgłosić zmianę biura rachunkowego odpowiednim instytucjom, takim jak Urząd Skarbowy czy ZUS. Ta procedura jest niezbędna, aby dopełnić formalności. Zmiana może wymagać odnowienia lub nadania pełnomocnictw, które uprawniają nowe biuro rachunkowe do reprezentowania przedsiębiorcy przed tymi instytucjami.
Podsumowanie
Według badania z 2022 roku, aż 45% firm decyduje się na zmianę biura rachunkowego z powodu braku komunikacji i niewłaściwej obsługi klienta. Nie jesteś pierwszym przedsiębiorcą, który zdecydował się na taki krok.
Dokładnie przeanalizuj za i przeciw. Jeśli dobrze się do tego przygotujesz, zwiększysz szansę na to, zmiana księgowości będzie zmianą na lepsze.
To może Cię również zainteresować
