Spis treści
Osoby prowadzące firmy doskonale wiedzą, jak ważne są oszczędności. To właśnie te pieniądze pozwalają na przetrwanie przedsiębiorstwu gorszych okresów. A skoro są one tak ważne, pojawia się pytanie, jak dążyć do ich gromadzenia, kiedy bardzo często firmy utrzymują się na granicy rentowności? Być może nie zauważasz różnych stosunkowo prostych sposobów na oszczędzanie w zakładzie pracy. Aby jednak skutecznie je wdrożyć, potrzebujesz planu pomocy specjalistów – firm, które pomagają w tym zakresie przedsiębiorcom.
Planujesz oszczędności w firmie? Usiąść z długopisem i kartką
Pierwszym Twoim krokiem powinno być przeanalizowanie dotychczasowych kosztów ponoszonych przez firmę. W ten sposób właściciel przedsiębiorstwa może zorientować się, na których płaszczyznach można wdrożyć oszczędności, na jakie cele pieniądze wydawane są zbyt pochopnie lub nawet są marnowane. Takie analityczne podejście przynosi wymierne korzyści, bo pozwala na uwzględnienie wszystkich najważniejszych informacji.
Źródło: https://sadecki.org/fundamenty/jak-znalezc-oszczednosci-w-firmie/
Oszczędności bez uszczerbku dla rozwoju firmy
Kluczowa jest więc identyfikacja tych obszarów wydatków, które można znacząco zredukować i to bez wpływu na właściwe i efektywne funkcjonowanie firmy.
Jako przykład można podać firmę, która zużywa w procesie produkcji energię elektryczną. Próba zaoszczędzenia prądu – i tym samym obniżenie otrzymywanych rachunków – jest możliwa, ale musi być przeprowadzona z głową. W przeciwnym razie może okazać się, że poszczególne urządzenia nie działają właściwie lub wyprodukowane produkty są niepełnowartościowe. O ile przedsiębiorca może zdecydować, że firma będzie nabywała np. mniej przyborów biurowych, o tyle trudnością dla niego może być wdrożenie oszczędności choćby w przypadku wspomnianej energii elektrycznej, do którego będziesz potrzebować profesjonalnego wsparcia.
Źródło: https://memy.jeja.pl/tag,herbata,15
Nie warto też planu oszczędności opierać głównie na działaniach pracowników: nie ma nic złego w przestrzeganiu, by np. dokumenty były drukowane dwystronnie, ale już absurdalne limity np. w spożyciu kawy czy herbaty firmowej ocierają się o śmieszność i mogą źle wpłynąć na Twój wizerunek pracodawcy. To w konsekwencji może spowodować odchodzenie z pracy i dodatkowe koszty związane z rekrutacjami.
A zatem opracuj plan oszczędzania tak, by drobne lub większe zmiany każdego dnia wpływały na redukcję kosztów generowanych przez firmę. Pamiętaj też, że oszczędności nie urosną znacząco z dnia na dzień. Regularnie, np. co miesiąc analizuj efekty wprowadzania zmian, a przekonasz się, że to działa.
Oprócz induwidualnej analizy wydatków firmy, które powinieneś przeprowadzić, proponujemy 15 konkretnych wskazówek, z których możesz skorzystać.
1. Jak oszczędzać energię w firmie
Każy chciałby płacić niższe rachunki za prąd, tylko jak do tego doprowadzić w miejscu pracy? Są na to sposoby, choć przy niektórych będziesz potrzebować pomocy specjalisty. Zainstaluj energooszczędne oświetlenie LED, automatyczne wyłączniki światła oraz systemy zarządzania energią, które ograniczają jej zużycie w godzinach, gdy pomieszczenia są puste.
Możesz także edukować pracowników na temat oszczędzania energii, np. wyłączania sprzętu po zakończeniu pracy. Takie działania mogą zmniejszyć rachunki za prąd nawet o 20%. Jeśli firma płaci 5 000 zł miesięcznie za energię, oszczędności mogą wynieść 1 000 zł miesięcznie, czyli jak łatwo policzyć, aż 12 000 zł rocznie!
2. Niższe opłaty za internet i telefon
W Polsce mamy tylu operatorów, że warto zastanowić się nad zmianą dostawcy internetu i telefonii komórkowej. Zweryfikuj dotychczasowe umowy, porównaj oferty różnych dostawców i wybierz te, które oferują najkorzystniejsze ceny i warunki. Możesz też negocjować z obecnym dostawcą, niekiedy skutek będzie ten sam.
Regularne przeglądy ofert konkurencji pomogą obniżyć koszty tych usług. Przykładowo, zmiana abonamentu telefonicznego na bardziej korzystny plan może obniżyć rachunki o 15%.
3. Postaw na… dobre ubezpieczenie
Zainwestuj w ubezpieczenie kluczowych zasobów firmy, takich jak sprzęt czy maszyny. Może to uchronić przed większymi stratami finansowymi w razie awarii czy szkód, minimalizując ryzyko kryzysu. Koszt ubezpieczenia to ok. 1-2% wartości mienia rocznie, ale w razie awarii maszyny o wartości 100 000 zł firma unika wydatku rzędu tej kwoty, oszczędzając znacznie więcej niż koszt polisy.
Pakowanie ciasta
Kirsch Services Sp. z o.o. Sp. K
- Niemcy
Inżynier budowy
P.H.U MEGA Sp. z o.o.
- 5 000 zł brutto / mc
- Inowrocław
Wykładanie towaru, ul. Puławska 46
Golden Serwis Sp. z o. o.
- 28-29 zł brutto / h
- Piaseczno
Kasjer / Kasjerka, ul. Mszczonowska 3
Golden Serwis Sp. z o. o.
- 28-29 zł brutto / h
- Janki
Kierownik budowy
P.H.U MEGA Sp. z o.o.
- 9 000 zł brutto / mc
- Inowrocław
To oczywiście rozsądne rozwiązanie szczególnie dla tych, którzy używają w pracy kosztownych sprzętów i maszyn.
4. Zamiast obniżać pensje, pilnuj wydajności i dostosuj umowy
Jak obniżyć koszty zatrudnienia, bez obcinania pensji? Przeanalizuj formy zatrudnienia w firmie. Nie zawsze konieczna jest umowa o pracę; w niektórych przypadkach lepiej sprawdzi się umowa cywilnoprawna. Choć to może być niefortunne dla pracowników, czasami też okazuje się, że niektóre stanowiska pełnoetatowe spokojnie można zastąpić pracą w niepełnym wymiarze godzin.
Restrukturyzacja zatrudnienia może się okazać strzałem w dziesiątkę. Warto jednak podejść do tego z rozwagą, aby nie obniżyć motywacji pracowników i nie narazić się na kłopoty z prawem.
Wnikliwa analiza organizacji i wydajności pracy też może przynieść niespodziewane oszczędności. Czasami nawet to, z kim w pokoju siedzi dany pracownik, może znacząco wpływać na jego wydajność, a tym samym na liczbę roboczogodzin, za którą koszty ponosi firma!
5. Współpracuj z podmiotami zewnętrznymi – outsourcing
Zlecanie części zadań zewnętrznym firmom, np. IT, księgowości czy sprzątaniu, może obniżyć koszty zatrudnienia. Outsourcing pozwala na korzystanie z usług specjalistów bez potrzeby tworzenia wewnętrznych działów. Przykładowo, zamiast zatrudniać pełnoetatowego specjalistę ds. IT, można skorzystać z usług firmy zewnętrznej, co może zmniejszyć koszty o 30-40%.
Warto jednak starannie wybierać firmy zewnętrzne, z którymi chcemy współpracować, nie tylko pod względem kosztów usług. To rozwiązanie sprawdzi się bowiem tylko, gdy jakość, czas i efekty realizacji usług wewnętrznie generują dla firmy wyższe koszty niż korzystanie z pomocy specjalnych podmiotów.
6. Ile wydajesz na… papier? Redukcja kosztów biurowych
Ogranicz zużycie papieru i zoptymalizuj liczbę urządzeń biurowych. Edukuj pracowników na temat efektywnego wykorzystywania zasobów, by unikać marnotrawstwa. Możesz także przemyśleć leasing sprzętu biurowego (mowa o cięższych sprzętach), zamiast jego zakupu, co pozwoli rozłożyć koszty na raty i zmniejszyć wydatki początkowe.
Przykłady oszczędzania papieru:
- wprowadzenie systemu obiegu dokumentów online,
- drukowanie dwustronne,
- używanie tańszego papieru z recyklingu,
- wykorzystywanie zbędnych wydruków na notatki i brudnopisy.
Te proste zmiany mogą w firmie zatrudniającej 50 osób przynieść oszczędności rzędu nawet 500 zł miesięcznie, czyli 6000 zł rocznie na kosztach zakupu papieru i materiałów eksploatacyjnych.
W podobny sposób możesz zmniejszyć wydatki na inne materiały do pracy. Centralizuj zakupy w firmie, by uzyskać lepsze ceny i warunki, oraz wprowadź politykę racjonalnego zarządzania materiałami biurowymi. Zbiorowe zamówienia hurtowe mogą przynieść firmie oszczędności nawet 10-15%, co w przypadku firm regularnie kupujących sprzęt czy materiały biurowe oznacza znaczne zmniejszenie wydatków.
7. Optymalizuj koszty operacyjne
Przeanalizuj i usprawnij wewnętrzne procesy, wdrażając automatyzację tam, gdzie to możliwe. Może to obejmować lepsze zarządzanie łańcuchem dostaw i zasobami. Automatyzacja procesów magazynowych może zmniejszyć koszty operacyjne o 10-15%, poprawiając jednocześnie efektywność.
Tylko od czego zacząć tę całą automatyzację? Polecamy Ci zapoznanie się z powyższym filmikiem, w którym w przystępny sposób wytłumaczone jest, jakie przykładowe działania można zastąpić poprzez odpowiednie programy i aplikacje.
Wprowadzenie takiej optymalizacji w firmie warto zacząć od małych kroków, jak automatyzacja powtarzalnych zadań administracyjnych przy użyciu prostych narzędzi, np. zintegrowanych aplikacji do obsługi e-maili, zarządzania kalendarzem czy podstawowego przetwarzania danych. Następnie można wdrożyć systemy CRM, ERP, czy automatyczne raportowanie, które nie tylko oszczędzają czas, ale i zwiększają precyzję działań, umożliwiając zespołowi skupienie się na bardziej strategicznych zadaniach.
8. Regularnie sprawdzaj usługi abonamentowe
Usługi abonamentowe to nie tylko internet i telefony. Dziś właściwie każda firma korzysta z dodatkowych programów i aplikacji, które są potrzebne do wykonywania zadań poszczególnym pracownikom. Wcale nierzadko zdarza się jednak, że usługa jest opłacana cyklicznie, podczas gdy realnie pracownicy korzystają z niej zaledwie kilka razy w roku. Nawet, jeśli to nie są wysokie opłaty, firma ponosi wówczas niepotrzebne koszty.
Recepta? Sprawdzaj subskrypcje i abonamenty, aby uniknąć zbędnych wydatków. Anuluj lub zmień te, które są zbędne lub można zastąpić tańszymi odpowiednikami. Przykładowo, przejście z płatnych licencji oprogramowania na darmowe lub tańsze alternatywy może przynieść firmie oszczędności rzędu kilkuset złotych miesięcznie.
9. Nietypowe zasady wewnątrz firmy
Jednym z nietypowych, ale skutecznych sposobów oszczędzania w firmie jest wprowadzenie polityki No-Meeting Days – wyznaczenia jednego dnia w tygodniu, w którym pracownicy nie mają żadnych spotkań. Dzięki temu mogą skupić się na pracy bez przerw, co zwiększa efektywność i redukuje czas spędzany na (często) niepotrzebnych spotkaniach. W skali roku, zwłaszcza w większych firmach, takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić czas i zasoby, które firma mogłaby wykorzystać bardziej produktywnie.
Innym przykładem ciekawej zasady wprowadzonej w celu oszczędności są w pracy biurowej wspólne biurka, czyli te przeznaczone dla pracowników zatrudnionych na zasadzie hybrydowej. Polega to na wymienianiu się stanowiskiem pracy i może być całkiem wygodne - wystarczy utworzyć na komputerze dwóch użytkowników, tak by nikt nie miał problemów z pomieszaną dokumentacją czy ciągłym przelogowywaniem do skrzynki mailowej, programów i stron.
10. Edukuj pracowników
Choć wielu przedsiębiorców stroni od wydawania pieniędzy na szkolenia, tak naprawdę może to działać na niekorzyść firmy. Pracownik, który nie rozwija swoich umiejętności zawodowych, z czasem będzie mniej efektywny i wydajny, niż ten, który zapoznaje się z najnowszymi trendami, przydatnymi narzędziami lub zmianami w branży i potrafi tę wiedzę wykorzystać.
Szkolenia na temat efektywności mogą pomóc pracownikom lepiej zarządzać czasem i zasobami, co przełoży się na większą wydajność i niższe koszty operacyjne. Edukacja w zakresie oszczędnego korzystania z zasobów firmy może prowadzić do ograniczenia marnotrawstwa, np. zużycia papieru czy energii, co pozwala zaoszczędzić kilkaset złotych miesięcznie.
11. Efektywne zarządzanie zapasami
Wykorzystuj metody zarządzania zapasami, aby unikać nadmiaru produktów, może zmniejszyć koszty przechowywania. Dzięki temu firma może zredukować koszty magazynowania nawet o 15-20%, co w przypadku większych magazynów oznacza oszczędności rzędu kilkunastu tysięcy złotych rocznie. Przykłady?
- Metoda Just-in-Time (JIT) – zamawianie zapasów dokładnie wtedy, gdy są potrzebne do produkcji lub sprzedaży, co minimalizuje magazynowanie i ryzyko nadmiaru. Przykładowo, w firmach produkcyjnych JIT pozwala ograniczyć stany magazynowe jedynie do niezbędnych materiałów.
- Analiza ABC – klasyfikacja zapasów według wartości i znaczenia. Produkty „A” są najbardziej wartościowe i wymagają ścisłej kontroli, produkty „B” mają średnią wartość, a produkty „C” – najniższą. Koncentracja na kluczowych zapasach (grupa „A”) zmniejsza nadmiar produktów o niższej wartości, co pozwala lepiej zarządzać przestrzenią i kosztami.
- Metoda EOQ (Economic Order Quantity) – obliczanie optymalnej wielkości zamówienia, aby zminimalizować koszty magazynowania i zamawiania. Dzięki EOQ firma zamawia tylko tyle, ile jest niezbędne, co zmniejsza liczbę zapasów i związane z nimi koszty.
12. Ograniczenie kosztów podróży służbowych
W niektórych branżach wyjazdy na delegacje i udział w wydarzeniach branżowych to nieodłączny element skutecznego działania firmy. To zawsze generuje koszty, ale być może da się je zredukować?
Stawiaj na wideokonferencje zamiast wyjazdów służbowych, co pozwoli zaoszczędzić na kosztach transportu, noclegów i diet. Tam, gdzie trzeba być osobiście, spróbuj znaleźć stałych przewoźników i wynegocjuj niższe ceny transportu dla tych pracowników, którzy regularnie pokonują określone trasy.
Firmy mogą zmniejszyć wydatki na podróże nawet o 30-40%, co może oznaczać kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie w dużych przedsiębiorstwach.
13. Praca zdalna lub hybrydowa
Umożliwienie pracownikom pracy zdalnej może zmniejszyć koszty utrzymania biura, takie jak czynsz i media. Wynajmowanie mniejszego biura lub zmniejszenie liczby dni, gdy biuro jest w pełni otwarte, może przynieść oszczędności rzędu kilku tysięcy złotych miesięcznie. To oczywiście opcja głównie dla działów administracyjno-biurowych.
Źródło: https://www.workationhub.io/blog/praca-zdalna-hybrydowa-czy-w-biurze
14. Lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi
Staraj się dbać o swoich pracowników, by podnieść ich efektywność i obniżyć koszty rotacji i rekrutacji. Pracownicy, którzy czują się doceniani, są bardziej lojalni i wydajni, co zmniejsza potrzebę zatrudniania nowych osób, a proces rekrutacji i wdrożenia nowych pracowników może kosztować firmę kilka tysięcy złotych za każdym razem.
Istnieją benefity, które nie będą generować wysokich kosztów, a znacząco przyczynią się do zadowolenia pracowników, np:
- Elastyczne godziny pracy – pozwalają pracownikom na dostosowanie godzin pracy do ich rytmu dnia, co poprawia ich satysfakcję i produktywność.
- Wspólne przerwy lub dni tematyczne – organizacja przerw kawowych z przekąskami lub dni tematycznych w biurze integruje zespół bez większych kosztów.
- Ergonomiczne rozwiązania i przerwy na rozciąganie – wprowadzenie krótkich przerw na ćwiczenia lub mini-warsztaty ergonomiczne pomaga dbać o zdrowie pracowników, co jest prostym, ale skutecznym benefitem.
- Skrócone piątki – umożliwienie wcześniejszego zakończenia pracy w piątki dla pracowników, którzy zrealizowali wszystkie zadania, co poprawia ich motywację i daje dodatkowy czas na odpoczynek.
15. Analiza kosztów marketingowych
Złośliwi twierdzą, że w przedsiębiorstwach dział sprzedaży jest od zarabiania, a marketing od wydawania pieniędzy. No cóż, tak może być, jeżeli prowadzimy marketing "na czuja", bez konkretnego celu i analizy efektywności.
Opracowuj strategię marketingową opartą na wnikliwej analizie danych i korzystaj z narzędzi umożliwiających mierzenie efektów. Pamiętaj, że lepiej zatrudnić do tego jednego profesjonalistę, niż pięć osób z niewielkim doświadczeniem, które będą prowadziły kampanie na oślep, metodą prób i błędów. Trzymaj rękę na pulsie, regularnie sprawdzając, czy działania marketingu przynoszą konkretne efekty w postaci leadów płynących do działu sprzedaży.
Wybieraj tańsze, ale skuteczne formy marketingu, takie jak kampanie w mediach społecznościowych, SEO czy współpraca z mikroinfluencerami, by ograniczyć koszty tradycyjnych reklam. Zamiast wydawać kilkanaście tysięcy złotych na kampanie telewizyjne czy billboardy, firma może skupić się na precyzyjnych działaniach w sieci, oszczędzając przy tym do 50% kosztów marketingowych.
Podsumowanie
Oszczędzanie w firmie to kluczowy element zwiększania jej rentowności i stabilności, zwłaszcza w trudnych okresach. Dzięki wprowadzeniu strategii oszczędnościowych, takich jak efektywne zarządzanie zasobami, optymalizacja kosztów operacyjnych czy angażowanie pracowników w proces poszukiwania oszczędności, przedsiębiorstwa mogą skutecznie ograniczyć wydatki bez uszczerbku dla jakości usług i produktywności.
To może Cię również zainteresować
Formy prowadzenia działalności gospodarczej – wybierz odpowiednią dla siebie
