Spis treści
Decyzja, czy pracownikowi zostanie przyznane świadczenie jako zwrot kosztów dojazdu do pracy, należy do pracodawcy. Według Kodeksu pracy może, ale nie musi tego robić. Jeśli jednak zatrudniający postanowi, że będzie wypłacał zwrot kosztów dojazdu swoim pracownikom, powinien zawrzeć taką informację w regulaminie pracy lub w umowie o pracę. Sytuacją wyjątkową jest wysłanie pracownika na wyjazd służbowy poza siedzibę firmy. Wówczas pracodawca bezapelacyjnie musi pokryć koszty związane z nie tylko z dojazdem do wyznaczonego miejsca pracy, ale również, jeśli sytuacja tego wymaga — koszty noclegu i wyżywienia.
Jak odliczyć dojazd do pracy?
Zwrot kosztów dojazdu do pracy może mieć kilka form. Pierwszym z nich jest dofinansowanie na dojazd do pracy publicznym transportem, np. zakup biletów lub karty miejskiej. Drugi sposób to zorganizowanie własnego transportu: wynajęcie samochodu lub autobusu oraz kierowcy. Trzecim sposobem jest zwrot kosztów za dojazd do pracy poprzez wgląd w przedstawione przez pracownika bilety. Wówczas pracodawca może wypłacić zwrot w formie ryczałtu. Wysokość takich dofinansowań zależy od kwoty wydanej na transport.
Jeśli wniosek pracownika zostanie rozpatrzony pozytywnie, musi on każdego miesiąca przedstawić:
- zaświadczenie o zatrudnieniu,
- listę obecności,
- informację o wynagrodzeniu uzyskanym danego miesiąca,
- udokumentowane wydatki na przejazdy (na przykład bilety).
Jeśli jednak pracownik samodzielnie płaci za dojazdy do zakładu pracy, może żądać dodatkowych preferencji podatkowych. Dotyczy to tych pracowników, którzy są zatrudnieni na umowę o pracę – bez względu na liczbę przepracowanych w miesiącu dni, ani na wymiar czasu pracy – a ponoszą wydatki związane z dojazdem do pracy i mają to udokumentowane biletami imiennymi na komunikację miejską, autobusy, pociągi czy promy.
Specjalista ds. Sprzedaży
Agencja Zatrudnienia HR SIGMA
- Cieszyn
Specjalista ds. zakupów
HSW S.A.
- Stalowa Wola
Pracownik produkcji
Agencja Zatrudnienia KS Service S.A.
- 4 999-5 000 zł brutto / mc
- Tarnowo Podgórne
Pracownik produkcji
Tixewash Polska Danuta Alchimowicz Sp.j.
- Czechowice-Dziedzice
Obsługa stoiska Ryby/Karp- Kalisz Ul. Poznańska
Golden Serwis Sp. z o. o.
- 29-30 zł brutto / h
- Kalisz
Ile wynosi zwrot kosztów dojazdu do pracy?
Według przepisów prawa pracy zwrot kosztów dojazdu do pracy przysługuje niektórym grupom zawodowym. Dodatek ten nie ulega opodatkowaniu dochodowemu. Grupami zawodowymi, o których mowa, najczęściej są pracownicy policji, straży granicznej, prokuratury oraz sędziowie. W niektórych przypadkach dodatek mogą uzyskać bezrobotni, którzy znaleźli pracę w odległym miejscu. Takie dofinansowania przewidziane są zazwyczaj dla osób, które były bezrobotne długotrwale. Kwoty udokumentowane biletami okresowymi na transport do miejsca pracy mogą zwiększać ryczałtowo wyliczane pracownicze koszty uzyskania przychodów. Ile wynosi zwrot kosztów dojazdu do pracy?
- Pracownikowi standardowo należy się 139,06 zł co miesiąc, jeśli pracuje w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania;
- Czasami 111,25 zł co miesiąc, jeśli pracuje w miejscowości swojego miejsca zamieszkania.
Aby móc otrzymać wspomniany dodatek należy przemieszczać się do pracy transportem publicznym, czyli autobusem, tramwajem, pociągiem czy promem. Konieczne jest również okazanie imiennego potwierdzenia korzystania z takiego środka transportu. Rozliczenie nie będzie możliwe na podstawie biletów jednorazowych.
Zazwyczaj zatem pracownik powinien obliczyć przychód brutto i odjąć od niego koszty związane z pracą, składki na ubezpieczenie, a także zniżki podatkowe. Z podstawy opodatkowania obliczonej w ten sposób, wyliczany jest podatek.
Dofinansowanie na dojazd do pracy – dobra wola pracodawcy
Zawierając umowę o pracę z pracownikiem, zatrudniający może dodać do niej dodatkowe postanowienia, które zamierza wprowadzić. Musi jednak pamiętać, że przy uzupełnieniu i rozszerzeniu treści umowy, zgodnie z art. 18 w Kodeksie pracy, warunki i postanowienia w umowie o pracę nie powinny być krzywdzące dla pracownika i mniej korzystne niż standardowe przepisy prawa.
Jednym z takich postanowień może być zwrot kosztów dojazdu do pracy. Dodatek ten jest przychodem wynikającym ze stosunku pracy, więc obejmuje go opodatkowanie i oskładkowanie. Jeśli obowiązek pokrywania kosztów przez zakład pracy został ustanowiony przepisami innych ustaw, wówczas zwrot kosztów dojazdu do pracy nie musi być opodatkowany.
Pracodawca może wyjść z inicjatywą i zaproponować płacenie ryczałtu za dojazd lub przyznać dodatek, którego wysokość będzie zależna od odległości miejsca pracy od miejsca zamieszkania pracownika. Może również zorganizować dowóz pracowników do pracy lub wspólne dojazdy. Zależy to jednak tylko od jego dobrej woli, gdyż nie jest do tego zobligowany prawnie. Sytuacja zmienia się, jeśli pracodawca wysyła pracownika w podróż służbową. Wówczas musi wypłacić mu zwrot kosztów za dojazd do miejsca, w którym odbywa się delegacja oraz za powrót do firmy.
Szczegółowe informacje o zasadach związanych z delegacjami i możliwych zwrotach wydatków omówiono na poniższej prezentacji:
Każdy ubiegający się o dofinansowanie z Funduszu Pracy musi złożyć wniosek w rejonowym Urzędzie Pracy, w miejscu swojego zamieszkania. Pracownik może się ubiegać o zwrot kosztów dojazdu do pracy u pracodawcy, jeśli został przez niego oddelegowany do innego miejsca pracy. W przypadku przyjęcia oferty pracy z własnej woli w miejscowości oddalonej od miejsca zamieszkania pracownika, koszty za dojazdy pracownik powinien pokryć samodzielnie. Wówczas nie przysługuje mu dofinansowanie na dojazd do pracy czy odszkodowanie.
Dojazdy do pracy – PIT
Pracodawca może rozliczyć pracownika z kosztów dojazdu do pracy w PIT-11. Aby mógł to zrobić, pracownik musi złożyć oświadczenie o miejscu zamieszkania, które znajduje się poza miejscowością lokalizacji miejsca pracy. Pracodawca musi wówczas wskazać w informacji PIT-11 przekazywanej pracownikowi, kwotę kosztów obejmujących rok podatkowy ze stosunku pracy pracownika.
Pracownicy uzyskujący wynagrodzenie z pracy za pośrednictwem pracodawcy, rozliczają się ze swoich podatków poprzez druk PIT-37. W pewnych okolicznościach w formularzu PIT-37 mogą oni odliczyć koszty dojazdów do pracy.
- Zatrudnienie w przedsiębiorstwie na podstawie umowy o pracę.
- Dojeżdżanie do pracy, która znajduje się poza miejscem zamieszkania.
- Brak dodatków za rozłąkę i zwrotu kosztów podatku.
Dla pracownika koszty dojazdu do pracy są tym samym, co koszty uzyskania przychodów, dlatego też mogą zostać wliczone w koszty zawarte w deklaracji podatkowej.
Maksymalnie przy jednej umowie o pracę i podwyższonych kosztach uzyskania przychodu w rozliczeniu PIT można otrzymać 300 miesięcznie. To w skali roku daje nam aż 3600 zł. Pracownicy mieszkający i pracujący w tej samej miejscowości również mogą korzystać z kosztów uzyskania przychodów, ale w niższej wysokości. Wynoszą one 250 zł miesięcznie, co w skali roku daje 3000 zł.
Podsumowując, należy pamiętać, że zwrot kosztów dojazdu do pracy zależy od dobrej woli pracodawcy. Prawo do uzyskania zwrotów powinno być wówczas ustalone np. w regulaminie przedsiębiorstwa lub w umowie o pracę. Co więcej, koszty dojazdu do pracy mogą zostać uwzględnione w rozliczeniu podatkowym – w przypadku pracownika w PIT-37, a w przypadku pracodawcy w PIT-11.
