Spis treści
Oddelegowanie i podróż służbowa są często mylone. Mimo, że ich przebieg na pewnych etapach może wyglądać podobnie, nie jest to jedno i to samo. Jakie są różnice? Czy z delegacji i podróży służbowej wynikają prawa i obowiązki? Odpowiadamy.
Różnice między oddelegowaniem a podróżą służbową
Delegacja w praktyce oznacza to samo, co podróż służbowa i nazwy te są używane zamiennie. Jednak mówiąc „delegacja” często mamy na myśli „oddelegowanie”, które jest zupełnie czymś innym.
Oddelegowanie to przeniesienie pracownika do innego miejsca pracy, często poprzedzone wypowiedzeniem zmieniającym (jeśli czas oddelegowania przekroczy 3 miesiące). Zgodnie z prawem, pracownikowi nie przysługuje rekompensata. Jednak wewnętrzne ustalenia pracodawcy mogą obejmować wynikające z delegacji gratyfikacje.
Podróż służbowa to incydentalny wyjazd pracownika poza siedzibę pracodawcy lub miejsce dotychczasowgo pełnienia obowiązków na zlecenie pracodawcy, w określonym celu. Może to być na przykład szkolenie, konferencja, spotkanie z klientem lub inne działania związane z pracą. Co ważne: podczas podróży służbowej pracownikowi przysługuje dieta i zwrot kosztów. Kwestie dotyczące podróży służbowej reguluje artykuł 775 § 1 Kodeksu pracy.
Pracownik fizyczny
MGsolutions MGJJ Sp. z o. o. Sp. k.
- 10 000-13 000 zł brutto / mc
- Niemcy
Operator wózka widłowego typu reachtruck, 1 zmiana
APN Agencja Pracy
- 14-14 € brutto / h
- Holandia
Fizjoterapeutka / Fizjoterapeuta domowy
Integra Medica
- praca regionalna
PRACOWNIK LADY MIĘSNEJ - ZIELONA GÓRA Ul. Dąbrówki
Golden Serwis Sp. z o. o.
- 28-29 zł brutto / h
- Zielona Góra
Technolog oczyszczania ścieków
Zakład Gospodarki Odpadami S.A. w Bielsku-Białej
- Bielsko-Biała
Czas trwania delegacji i podróży służbowej
Kolejną ważną kwestią dla pracowników jest określenie czasu trwania delegacji i podróży służbowej. Długość wyjazdu może wpłynąć na wysokość zwrotu kosztów oraz organizację codziennych obowiązków.
Oddelegowanie może być terminowe lub bezterminowe. Z kolei podróże służbowe mają różny czas trwania, w zależności od celu i potrzeb pracownika. Nie powinny jednak trwać dłużej niż 3 miesiące. Mogą to być krótkie wyjazdy na jeden dzień lub dłuższe podróże na kilka tygodni.
Zwrot kosztów podróży służbowej – co jest refundowane?
W podróży służbowej pracodawca zazwyczaj pokrywa niezbędne koszty, takie jak:
- bilet lotniczy,
- zakwaterowanie,
- wyżywienie,
- transport lokalny,
- koszty reprezentacyjne.
Pracownik musi pamiętać o zachowaniu wszystkich faktur i paragonów oraz o złożeniu raportu po delegacji, aby uzyskać zwrot kosztów. W podróży służbowej zazwyczaj musisz być przygotowanym na pokrycie wydatków z własnej kieszeni.
Zwrot kosztów a dieta podczas podróży służbowej
Przepisy mówią, że zależnie od długości Twojej podróży, przysługuje Ci dieta. Jeśli podróż służbowa odbywa się w granicach miejscowości, w której mieszkasz, lub zapewniono Ci całodzienne wyżywienie, wówczas dieta nie przysługuje.
Od lipca 2022 dzienna dieta podczas podróży krajowej to kwota 38 zł. Nie należy Ci się, jeśli wyjazd trwa krócej niż 8 godzin. Między 8 a 12 godzin trwania podróży otrzymujesz połowę diety, a jeśli wyjazd trwa powyżej 12 godzin, pracodawca przyzna pełną kwotę przewidzianą za dzień.
Co więcej, dieta może ulec pomniejszeniu, jeśli pracodawca zorganizował Ci bezpłatny posiłek.
- śniadanie – 25% wartości,
- obiad – 50% wartości,
- kolacja – 25% wartości.
Podróże zagraniczne rządzą się nieco innymi prawami. Wówczas koszt diety możesz podzielić między posiłki a drobne, niezbędne wydatki. Wysokość finansowania może być różna. Zależnie od państwa, które odwiedzisz, wysokość diety może być różna.
I tu zapewnione posiłki obniżają kwotę diety, która trafi na Twoje konto.
- śniadanie – 15% diety,
- obiad – 30% diety,
- kolacja - 30% diety,
- inne wydatki – 25%.
Warto wiedzieć, że koszty służbowe są rozliczane na ogół już po Twoim powrocie. Musisz być przygotowany na pokrycie wydatków z własnej kieszeni. W przypadku wyjazdu za granicę, masz prawo poprosić o zaliczkę, a pracodawca nie może odmówić jej udzielenia.
Kiedy możesz odmówić wyjazdu służbowego?
Jeśli pracodawca chce Cię oddelegować lub wysłać na wyjazd służbowy, teoretycznie masz prawo odmówić tylko w 2 sytuacjach.
1. Jeśli jesteś w ciąży.
Powyższy zakaz ma charakter względny. W przypadku, gdy pracownica wyrazi zgodę, może ona zostać wysłana w delegację. Sama zgoda powinna być udzielana każdorazowo.
2. Jeśli opiekujesz się dzieckiem do lat czterech.
Gdy pracodawca będzie chciał wysłać takiego pracownika w delegację, będzie musiał uzyskać jego zgodę. Warto wiedzieć, że zatrudniony ma prawo do złożenia do swoich akt osobowych stosownego oświadczenia o zamiarze lub też braku zamiaru korzystania z powyższego uprawienia.
Podsumowanie
Różnice między oddelegowaniem a podróżą służbową są istotne zarówno z perspektywy pracownika, jak i pracodawcy. Delegacja oznacza przeniesienie pracownika do innego miejsca pracy, bez konieczności zwrotu kosztów, podczas gdy podróż służbowa to incydentalny wyjazd pracownika w określonym celu, z prawem do diety i zwrotu kosztów.
Warto być świadomym tych różnic i przepisów, aby uniknąć nieporozumień i konfliktowych sytuacji w związku z podróżami służbowymi i oddelegowaniem.
To może Cię również zainteresować
