Spis treści
Termin dostarczenia zwolnienia lekarskiego
Czy można zostać zwolnionym za dostarczenie L4 do zakładu pracy po terminie? Zgodnie z przepisami nie. Bo choć pracownik w takim przypadku łamie prawo, jedyną konsekwencją, jaką może ponieść jest obniżenie zasiłku. Warto przy tym wskazać, że pracodawca nie ma też pełnej dowolności nie może on choćby wprowadzać zapisów, które będą dla jego podwładnego mniej korzystne niż przepisy ustanowione przez ustawodawcę. Co do zasady zatem np. w regulaminie pracy nie może znaleźć się zapis, że L4 pracownik musi dostarczy w ciągu 5 dni roboczych. Co warto wiedzieć o dostarczaniu zwolnień lekarskich do firmy?
Ważny termin - Ile dni na dostarczenie l4?
Jesienna pora sprzyja przeziębieniom. Aby nie zarażać współpracowników, osoby przeziębione chętnie korzystają ze zwolnień lekarskich. Ich podstawowym celem jest bowiem to, aby pracownik mógł zregenerować się i powrócić w pełni sił do pracy. Niestety, nie każdy zatrudniony w oparciu o umowę wiedzieć o tym, w jakim terminie należy L4 dostarczyć do zakładu pracy. A trzeba pamiętać, że niedopełnienie obowiązku może mieć negatywne skutki. Co prawda, pracodawca nie może zwolnić z pracy, ale wynagrodzenie może być już niższe.
Termin dostarczenia zwolnienia lekarskiego do zakładu pracy jest ustalony w przepisach. Mowa tu o ustawie z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Zgodnie z art. 62 tej ustawy, każdy pracownik, który otrzymał zwolnienie lekarskie jest zobowiązany dostarczyć je do zakładu pracy w terminie 7 dni od daty jego otrzymania.
Ten przepis nie ma już jednak praktycznego zastosowania, ponieważ obecnie stosowane są elektroniczne zwolnienia lekarskie, czyli e-ZLA. Zatem obowiązek dostarczenia zwolnienia do pracodawcy został przeniesiony z pracownika na lekarza. To właśnie lekarz jest zobowiązany do powiadomienia ZUS-u a ten kolejno powiadamia pracodawcę.
Skutki nieterminowego dostarczenia L4
Jak wspomniano powyżej, niedostarczenie zwolnienia lekarskiego w terminie nie mogło być podstawą do zwolnienia pracownika. Trzeba było jednak liczyć się z niższym wynagrodzeniem. Osoba, która lekceważy termin naraża się bowiem na obniżenie należnego jej zasiłku o 25% za okres od 8 dnia niezdolności do pracy do dnia dostarczenia pracodawcy dokumentu. Warto przy tym pamiętać, że ustawodawca od tej zasady przewidział wyjątki - pracownik, który nie chce, aby jego świadczenie było obniżone, powinien wykazać, że opóźnienie nastąpiło z przyczyn od niego niezależnych.
Młodszy Specjalista/Specjalista ds. MICE (k/m)
Coral Travel Poland
- Warszawa
Operator wózka widłowego typu reachtruck, 1 zmiana
APN Agencja Pracy
- 14-14 € brutto / h
- Holandia
Asystent w dziale zakupów
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Stargard
Technolog oczyszczania ścieków
Zakład Gospodarki Odpadami S.A. w Bielsku-Białej
- Bielsko-Biała
Młodszy Specjalista ds. Windykacji/Fakturzysta (k/m)
Coral Travel Poland
- Warszawa
W praktyce sporo wątpliwości budzi dostarczanie zwolnienia lekarskiego do zakładu pracy. Problemu nie ma wówczas, gdy pracownik samodzielnie je przynosi do firmy. Pytania mnożą się jednak w sytuacji, gdy postanawia on skorzystać z usług operatora pocztowego. Czy wówczas liczy się data nadania przesyłki (stempla pocztowego), czy też data jej dostarczenia do odbiorcy? Choć przywołana powyżej ustawa nie reguluje tej kwestii, to warto zauważyć, że specjaliści od prawa pracy podkreślają, że w praktyce przyjmuje się ważność daty stempla pocztowego.
Ile dni na zawiadomienie pracodawcy o zwolnieniu lekarskim?
Przepisy uniemożliwiają pracodawcy zwolnienie pracownika z uwagi na to, że nie dostarczył on zwolnienia lekarskiego w terminie. Od tej zasady należy jednak odróżnić inną, która wiąże się z koniecznością poinformowania pracodawcy o niedyspozycji. O absencji pracownik powinien zawiadomić swojego pracodawcę w ciągu dwóch dni - najpóźniej właśnie dnia drugiego. Od tej zasady również są wyjątki (np. gdy osoba zatrudniona uległa wypadkowi, nie było z nią kontaktu), ale wówczas, gdy pracownik nie ma usprawiedliwienia, to pracodawca może potraktować brak informacji jako opuszczenie pracy bez uzasadnienia. Wówczas też dochodzi do naruszenia obowiązków pracowniczych. W tym przypadku możliwe jest zatem pociągnięcie osoby zatrudnionej do odpowiedzialności.
Sposób dostarczenia zwolnienia lekarskiego L4
Pracownicy przebywający na zwolnieniu lekarskim powinni pamiętać o dostarczeniu usprawiedliwienia swej nieobecności w pracy we wskazanym terminie, aby za ten czas nieobecności otrzymali pełne, przysługujące im wynagrodzenie. Termin ten wynosi 7 dni.
Jak można się łatwo domyślić, szczególnie samotni pracownicy mogą mieć problem z dojechaniem do pracodawcy w tym terminie, gdy są chorzy. Na szczęście są też inne sposoby przekazania zwolnienia. Poza osobistym wręczeniem dokumentu pracodawcy, równie popularne jest dostarczenie L4 pocztą. W takim przypadku za termin dostarczenia zwolnienia uznaje się dzień nadania listu na poczcie. Chcąc skorzystać z takiej możliwości, warto się najpierw zastanowić, jakim listem wysłać zwolnienie lekarskie, aby nie mieć problemów. Przede wszystkim powinno się wybrać taki rodzaj listu, w którym będziemy mieć potwierdzenie przynajmniej samego nadania przesyłki, więc może to być list polecony (ekonomiczny lub priorytetowy). Nie warto wysyłać tak ważnego dokumentu listem nierejestrowanym, bo jeśli okaże się, że nie dotrze do pracodawcy, to nie będziemy mieli możliwości udowodnić, że go wysłaliśmy, co może okazać się podstawą do zwolnienia dyscyplinarnego. Dobrze jest też zdecydować się na list polecony z potwierdzeniem odbioru, wtedy otrzymamy od poczty informacje, kiedy pracodawca odebrał dokumenty.
Dostarczenie zwolnienia lekarskiego może odbywać się także przez osobę trzecią, np. członka naszej rodziny czy znajomego. Można również najpierw poinformować telefonicznie pracodawcę i wysłać mu maila ze skanem zwolnienia, a dopiero potem wysłać dokument pocztą.
Powyższe przepisy już nie są aktualne, ponieważ od grudnia 2018 roku obowiązują w Polsce tzw. zwolnienia elektroniczne, dzięki którym pracodawca od razu otrzymuje informację, że pracownik dostał zwolnienie od lekarza. To znacząco ułatwia wszystkie formalności i przyspiesza wypłatę zasiłku chorobowego z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Termin dostarczenia do ZUS zwolnienia lekarskiego pracownika
Od 1 grudnia 2018 roku obowiązują w Polsce zasady odnośnie wystawiania przez lekarzy zwolnień elektronicznych, co sprawia, że pracownik nie otrzyma już tego typu dokumentu w formie papierowej (na podstawie indywidualnej prośby lekarz może wystawić jedynie zaświadczenie). Obecnie lekarz przekuje elektroniczne zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA bezpośrednio do ZUS (podpisane wcześniej certyfikatem ZUS, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym).
- płatnikowi składek (np. pracodawcy) na jego profilu na PUE ZUS nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania e-ZLA (bez podawania numeru statystycznego choroby);
- ubezpieczonemu (np. pracownikowi) posiadającemu profil ubezpieczonego/świadczeniobiorcy na PUE ZUS.
ZUS ZLA a Z-3 – o czym należy pamiętać?
W sytuacji, w której pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków, ZUS nie wypłaci pracownikowi zasiłku z tzw. automatu, ale wyłącznie na podstawie zwolnienia, jakie do niego wpłynie. Płatnik musi odpowiedni zawnioskować o wypłatę zwolnienia. Wniosek może stanowić zaświadczenie płatnika składek na druku Z-3 (w sytuacji, gdy lekarz wystawił zaświadczenie lekarskie e-ZLA pracownikowi) albo Z-3a (w sytuacji, gdy lekarz wystawił zaświadczenie lekarskie e-ZLA ubezpieczonemu z innego tytułu, np. zleceniobiorcy). Należy również pamiętać, że w sytuacji, gdy zwolnienie lekarskie trwa nieprzerwanie, płatnik składek powinien wysłać do ZUS-u odpowiednio wypełniony druk Z-3 lub Z-3a. Jak go wypełnić? Druk Z-3 płatnik wypełnia tylko do sekcji dotyczącej informacji o pracowniku, czyli do pkt 1 i 5. W przypadku druku Z-3a płatnik wypełnia druk tylko do sekcji Informacje o ubezpieczonym (a jeśli zaświadczenie to wypełnia i przesyła do ZUS-u z profilu na PUE ZUS, druk wypełnia się tylko do sekcji dotyczącej informacji o ubezpieczonym, czyli pkt 1–3 i 9).
Czy obecnie istnieje obowiązek dostarczenia zwolnienia?
W związku z wprowadzeniem elektronicznych zwolnień lekarskich, obowiązek dostarczenia zwolnienia do ZUS nie obowiązuje, ponieważ jest ono od razu widoczne w ZUS. Zaświadczenia płatnika składek Z-3 lub Z-3a należy natomiast dostarczyć do ZUS niezwłocznie, najpóźniej w terminie 7 dni od dnia otrzymania zaświadczenia ZUS ZLA.
Usprawiedliwienie nieobecności a COVID-19
Czy przebywanie na kwarantannie w związku z COVID-19 to podstawa do usprawiedliwionej nieobecności w pracy? Oczywistym jest, że w Rozporządzeniu w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy z 1996 roku nie ma na ten temat ani jednego słowa. W tym przypadku obowiązują aktualne Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii. Zgodnie z obowiązującymi przepisami kwarantanna stanowi usprawiedliwioną nieobecność w pracy, jednak pracownik zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie swojego pracodawcę. Jeżeli Sanepid przekazał informacje o kwarantannie na piśmie wystarczy przedstawić je pracodawcy. W sytuacji, gdy pracownik został poinformowany o konieczności odbycia kwarantanny w inny sposób (np. telefonicznie) zobowiązany jest złożyć u swojego pracodawcy pisemne oświadczenie, które będzie stanowiło dowód usprawiedliwiający nieobecność w pracy. Pracodawca ma prawo do weryfikacji informacji zawartych w tym dokumencie w Inspekcji Sanitarnej.
Lepsza kontrola zwolnień lekarskich – e-zwolnienie
E-zwolnienia to rozwiązanie, które umożliwia efektywniejszą kontrolę zasadności wydawania zwolnień lekarskich. Zmiana dotyczy szczególnie zwolnień krótkookresowych, których skontrolowanie było do tej pory praktycznie niemożliwe. Wynikało to z faktu, że tradycyjne zwolnienie trafiało do ZUS zazwyczaj po tygodniu, a większość z nich wtedy właśnie się kończyło. Obecnie zwolnienia przekazywane są w formie elektronicznej, co sprawia, że trafiają do ZUS już w momencie ich wystawienia przez lekarza. Zdecydowanie przyspiesza to cały proces rejestracji zwolnienia oraz jego weryfikacji.
Czy pracownik musi poinformować o chorobie?
Mimo iż pracodawca otrzymuje zaświadczenie ZUS ZLA bezpośrednio na swoje konto PUE ZUS, pracownik ma obowiązek poinformować go o swojej nieobecności w pracy oraz podać jej przyczynę. Wynika to z Rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, które określa, że pracownik zobowiązany jest uprzedzić swojego pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli jest to mu wiadome lub możliwe do przewidzenia. Niedopełnienie obowiązku może być usprawiedliwione jedynie w przypadku obłożnej choroby połączonej z brakiem lub nieobecnością innych domowników albo innym zdarzeniem losowym.
W jakiej formie poinformować o L4 pracodawcę?
Wiele w tym przypadku zależy od wewnątrzzakładowych przepisów, które mogą określać tryb w jakim pracownik powinien poinformować pracodawcę o przebywaniu na zwolnieniu lekarskim. Jeżeli jednak konkretne regulacje nie obowiązują, pracownik może zawiadomić o tym fakcie osobiście lub przez inną osobę. Dozwolone jest również poinformowanie telefoniczne lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową.
To może Cię również zainteresować
Zwolnienie lekarskie - ile można chorować i co oznaczają kody na zwolnieniach?
