Spis treści
O pracy sekretarki krąży wiele mitów. Jednym z najczęściej powtarzanych jest to, że podstawowym zajęciem sekretarki jest parzenie kawy. Współcześnie osoby te wykonują konkretną pracę i najczęściej są odpowiedzialne za prowadzenie całej firmy. Właśnie dlatego tak ważne są konkretne umiejętności. By zostać sekretarką wystarczy ukończenie szkoły średniej, choć warto pokusić się o skończenie dodatkowych kursów czy szkoleń, które mogą w prowadzeniu sekretariatu. Mimo, że do zawodu sekretarki oraz asystentki nie jest przypisany żaden konkretny kierunek kształcenia, stanowisko sekretarki wymaga od pracownika licznych kwalifikacji oraz określonych predyspozycji.
Zakres obowiązków sekretarki
Jaka jest idealna sekretarka? Z całą pewnością to osoba świetnie zorganizowana, która doskonale wie, jak ważne jest to, by biuro działało sprawnie. Dobra sekretarka lub dobry sekretarz to osoby posiadające konkretne umiejętności. To właśnie one są odpowiedzialne m.in. za konstruowanie przemówień dla swoich przełożonych czy umawianie spotkań i dbanie o kalendarz. Równie często sekretarki przejmują obowiązki innych pracowników i np. negocjują warunki umów. Skoro praca sekretarek faktycznie jest wyzwaniem, to skąd pogląd, że przez większość dnia parzą one kawę? Taki stereotyp jest krzywdzący, choć rzeczywiście część sekretarek może mieć w swoich obowiązkach wykonywanie takiej czynności. Ma to miejsce zwłaszcza w tych firmach, które często przyjmują gości – klientów, kontrahentów czy przedstawicieli banków.
Bez wątpienia zakres obowiązków sekretarki jest zróżnicowany i zależy ściśle od miejsca pracy. Pewne zadania dotyczą jednak większości przedsiębiorstw.
- Prowadzenie i monitorowanie firmowego terminarza,
- Ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
- Obsługa firmowej skrzynki e-mailowej,
- Telefoniczny kontakt z interesantami,
- Zarządzanie podstawowymi procesami firmy,
- Określanie zapotrzebowania administracyjnego,
- Kontakt z mediami,
- Tworzenie pism i dokumentów firmowych,
- Obsługa i kompletowanie dokumentacji za pomocą urządzeń biurowych,
- Kserowanie i skanowanie dokumentacji do archiwum.
Im wyższa ranga firmy oraz pozycja przełożonych, tym większe wymagania w stosunku do osoby sekretarki. Przede wszystkim sekretarka to osoba pełniąca funkcję reprezentacyjną. Z tego względu jej wygląd, postawa i sposób wysławiania stanowią wizytówkę firmy, dlatego wszystkie komponenty powinny świadczyć o pełnym profesjonalizmie. Warto też pamiętać o placówkach pożytku publicznego takich jak przychodnie, szkoły i urzędy. Wtedy sekretarka powinna posiadać ogólne rozeznanie w konkretnej branży, gdyż praca w specjalistycznym środowisku pracy będzie wymagała od niej dopasowania i przejęcia części obowiązków. Omawiając kwestię obecności posady sekretarki na rynku pracy, można stwierdzić, że funkcjonuje ona dzisiaj głównie w rozumieniu potocznym. Aktualne ogłoszenia o pracę częściej podają nazwę stanowiska jako pracownika administracyjnego lub asystentki.
Asystentka – wymarzony zawód dla wielu osób
Zawód asystentki wiąże się z większym prestiżem niż posada sekretarki. Nie zawsze ma to swoje odzwierciedlenie w zakresie codziennych obowiązków, jednak zasadniczo ich funkcje w firmie znacznie się różnią. O ile sekretarka ma swoje miejsce pracy i w miarę stały zakres zadań, oparty w dużej mierze na zadaniach administracyjnych, o tyle asystentka musi być bardziej elastyczna i wszechstronna.
Sekretarka medyczna
Agencja Zatrudnienia HR SIGMA
- Pszczyna
Osoby zatrudnione w tym charakterze pełnią funkcję asystentek danej osoby lub miejsca. Przykładem są stanowiska takie jak asystentka biura, asystentka prezesa czy asystentka zarządu. Jak widać, stanowisko sekretarki definiuje więc zadania asystentki. Może to być na przykład organizacja spotkań i konferencji, tworzenie prezentacji tematycznych, uczestnictwo w negocjacjach, planowanie podróży służbowych, zarządzanie kalendarzem, sporządzanie raportów i sprawozdań dla przełożonego oraz przygotowywanie dla niego ważnych materiałów lub dokumentów. Nieco inaczej będzie natomiast wyglądała praca asystenki wirtualnej. W dobie Internetu ta posada nie jest żadnym wymysłem – podobnie jak istnienie wirtualnych biur. Na czym polega taka praca? Dowiedz się z poniższego filmiku:
Przede wszystkim jednak zadaniem asystentki jest praca pod presją i umiejętność radzenia sobie z nawet najbardziej zaskakującą sytuacją. Każdy dzień niesie za sobą nowe wyzwania, dzięki czemu zawód określa się jako niezwykle rozwojowy. Nierzadko asystentki, które ściśle współpracują z przełożonymi, mogą przejmować na ich prośbę zlecenia dotyczące życia prywatnego, jednak wtedy stanowisko sekretarki przyjmuje postać osobistej asystentki. Dlaczego zawód asystentki cieszy się tak dużym zainteresowaniem? Nie można zaprzeczyć, że praca asystentki wiąże się z wszechstronnością i stałą nauką nowych rzeczy. Praca na takim stanowisku nie tylko daje znaczne możliwości, ale przede wszystkim pozwala na zdobycie cennego doświadczenia na wielu polach.
Ile zarabia sekretarka?
Zarobki są zróżnicowane, podobnie jak sam profil zawodu sekretarki. Wynagrodzenie sekretarki i asystentki wynosi zazwyczaj od 2,500 zł do nawet kilkunastu tysięcy miesięcznie, zwłaszcza w zasobnych firmach wyższej rangi. Warto jednak zaznaczyć, że o ile sekretarka posiada stałe miejsce i wymiar czasu pracy, o tyle asystentka musi wykazać się większą dyspozycyjnością.
Nierzadko pewne kwestie zawodowe wymagają gotowości 24 godziny na dobę, dlatego przy wyborze profilu kariery, warto wcześniej zastanowić się, jakie posiadamy predyspozycje i które wymogi spełniamy. Przeważnie to właśnie od tego uzależniona jest wysokość wynagrodzenia, stąd tak duże rozbieżności. Mimo wszystko, zawód sekretarki i asystentki określa się jako nie tylko interesujący, ale także dobrze opłacany.
Przydatne umiejętności
Jakie umiejętności i cechy charakteru powinna posiadać idealna sekretarka? By móc pracować na stanowisku sekretarki nie trzeba kończyć specjalnej szkoły. Osoby zainteresowane zdobyciem dyplomu powinny pomyśleć o skończeniu kierunków takich jak: prawo, administracja, ekonomia, filologia, marketing czy zarządzanie. Po takich studiach łatwiej jest poruszać się w gąszczu przepisów, łatwiej również o skonstruowanie oficjalnych pism. Oprócz tego przydatnych jest kilka innych umiejętności, które niekoniecznie muszą być nabyte w toku kształcenia.
- znajomość języków obcych – zwłaszcza w firmie współpracującej międzynarodowo,
- obsługa komputera oraz pakietu narzędzi biurowych,
- kompetencje psychospołeczne takie jak: komunikatywność, punktualność, zadaniowość, opanowanie, zorganizowanie, dokładność i rzetelność, dobra pamięć, odpowiedzialność, zdyscyplinowanie, systematyczność i kultura osobista.
Sekretarka to osoba, na której można polegać w każdej sytuacji, dlatego powinna także posiadać silną motywację do pracy, być odporna na stres w sytuacjach z presją i starać się realizować wszystkie powierzone zadania na najwyższym poziomie.
Planowanie i zarządzanie biurem
Specjalistyczny profil stanowiska nie ma znaczenia – zazwyczaj środowiskiem pracy sekretarek i asystentek jest biuro. Może one obejmować zarówno niewielki zespół pracowników, jak i przewodzić siedzibie całej firmy. Bez względu na zasięg do podstawowych obowiązków sekretarki należy właśnie planowanie zadań i szeroko pojęte zarządzanie biurem, wraz z troską o jego estetykę i zaspokajanie bieżącego zapotrzebowania. Wbrew pozorom zawód sekretarki oraz asystentki wiąże się z dużą autonomią w podejmowaniu decyzji operacyjnych. Zasadniczo celem działań sekretarek jest efektywne funkcjonowanie firmy jako całości, dlatego stanowisko sekretarki wymaga opanowania oraz kreatywności. A to tylko niektóre w potrzebnych umiejętności.
Gdzie szukać pracy?
Znalezienie pracy w tym zawodzie wcale nie jest łatwe. Przyszłe sekretarki muszą pamiętać o dużej konkurencji na rynku pracy. Większość osób wykonujących ten zawód zdobywa pierwsze doświadczenie, biorąc udział w stażach organizowanych przez np. urząd pracy. Takie rozwiązanie pozwala zapoznać się z wymaganiami, osoba zainteresowana może również stwierdzić, czy praca ta jej odpowiada.
Osoby posiadające doświadczenie i doskonale władające jednym czy dwoma językami obcymi nie powinny mieć większego problemu ze znalezieniem posady. Dobrze też na bieżąco zapoznawać się z ofertami pracy, które są publikowane na największych portalach ogłoszeniowych. Ponieważ firmy coraz częściej kładą nacisk na optymalizację kosztów, dobrym rozwiązaniem może być też nawiązanie współpracy z zewnętrzną firmą – agencją pracy. Wówczas najłatwiej znaleźć dobrą posadę.
Specyfika zawodu sekretarki oraz asystentki to ciekawa alternatywa dla osób, które oczekują od pracy wyzwań i rozwoju. Wbrew powszechnym opiniom, zawód ten nie należy do najprostszych, a wykształcenie zastępuje tu w dużej mierze inteligencja oraz intuicja w pełnieniu codziennych, zróżnicowanych obowiązków.
Osoby zainteresowane pracą biurową najczęściej decydują się właśnie na pozostanie asystentkami lub sekretarkami. Wbrew pozorom nie jest to zajęcie dla każdego. By być dobrą asystentką lub sekretarką, są potrzebne konkretne umiejętności i predyspozycje. Idealna kandydatka na takie stanowisko to osoba, która jest dobrze zorganizowana, potrafi jednocześnie wykonywać kilka czynności i nie obawia się kontaktu z innymi.
Choć ten zawód w zdecydowanej większości wykonują panie, nie oznacza to, że jest on całkowicie zamknięty dla panów. Przeciwnie, oni również mogą wykonywać prace biurowe i najczęściej sprawdzają się równie dobrze jak panie. Bo w tej pracy, jak w każdej innej, najbardziej liczą się konkretne umiejętności.
Na czym polega praca asystentki?
Zasadniczo nie sposób odpowiedzieć na to pytanie, bo dużo zależy od tego, jak umówiły się strony i co widnieje w umowie. Z całą pewnością można jednak powiedzieć, że asystentka lub asystent to osoba odpowiedzialna za pilnowanie kalendarza np. prezesa lub zarządu. Najczęściej, poza pilnowanie terminów spotkań i prowadzeniem wspomnianego kalendarza, w zakresie jej obowiązków zawodowych leży kontakt z pracownikami – przekazuje ona np. kierownikom poszczególnych działów wytyczne.
Myli się ten, kto uważa, że asystentka nie musi mieć specjalnego wykształcenia. Większość takich pracowników podróżuje ze swoimi szefami np. na konferencje czy branżowe targi. Oznacza to, że asystentka musi np. znać języki obce. Poza angielskim, który jest zupełną podstawą, dobrze również, by znała inny, np. niemiecki, rosyjski czy francuski. Część firm działających na rynku decyduje się na zatrudnienie więcej niż jednej asystentki wówczas, gdy nawiązują kontakty handlowe z wieloma zagranicznymi podmiotami.
Sekretarka, czyli by biuro działało sprawnie
Podobnie jak w przypadku asystentki również obowiązki sekretarki w dużej mierze zależą od tego, co znajduje się w umowie, którą podpisała. Najczęściej praca sekretarki sprowadza się do odbierania telefonów, dbania o prowadzenie kalendarza (nie tylko szefa, lecz także np. kierowników firmy) czy czuwania nad obiegiem korespondencji w firmie.
Gdy mowa o pracy sekretarek nie sposób pominąć zagadnienia legendarnego już parzenia kawy. Owszem, większość pracowników zatrudnionych na tym stanowisku musi liczyć się z koniecznością przygotowywania napojów gościom, lecz, co trzeba podkreślić, nie wszystkim. Ustaleń w tym zakresie osoba zainteresowana dokonuje ze swoimi przełożonymi.
Asystenta czy sekretarka?
Choć zakres prac na tych dwóch stanowiskach może wydawać się podobny, faktycznie od asystentki wymaga się znacznie więcej niż od sekretarki. Różnica jest szczególnie widoczna wówczas, gdy mowa o znajomości języków obcych – każda asystentka musi władać przynajmniej jednym językiem w stopniu komunikatywnym.
W jaki sposób zostać sekretarka lub asystentką? Drogę do rozpoczęcia kariery w jednym z tych dwóch zawodów powinno ułatwić ukończenie kierunkowych studiów np. administracji. Na zatrudnienie na takich stanowiskach mają szanse również osoby, które ukończyły specjalne kursy. By sprawdzić, czy jest się na tyle zorganizowanym, by podołać wszystkim obowiązkom przewidzianym na tym stanowisku, osoba zainteresowana powinna pomyśleć o odbyciu stażu.
