Spis treści
Kim jest referent i co robi?
Kto to jest referent? Referent to stanowisko zawodowe, które możemy umiejscowić na niższym lub średnim szczeblu. Na tej pozycji praca referenta polega głównie na wszystkim, co jest związane z obiegiem dokumentów, ich tworzeniem, a także archiwizacją. Referenci są więc niezbędni wszędzie tam, gdzie prowadzi się sprawy na podstawie zapisów umieszczonych w dokumentach, gdzie wytwarza się dokumentację i obowiązują ustalone zasady postępowania z nią. Referenci wykonują tak naprawdę czynności stricte biurowe. Pracują w instytucjach publicznych i urzędach, ale także w firmach prywatnych. Praktyczną pracę referenta możemy porównać z zadaniami wykwalifikowanego sekretarza w biurze - nie znajdziemy zbyt wielu różnic. Często się jednak zdarza, że referenci (w szczególności starsi referenci) są dość szczególnie traktowani przez swoich przełożonych, którym asystują, wykonują dla nich research, prowadzą w ich imieniu korespondencję, stają się zaufanymi osobami w firmie, których dodatkowym zadaniem jest wsparcie swoich zwierzchników. Starszy referent może liczyć na bardziej bezpośrednie dopuszczenie do osób decyzyjnych oraz na większy dostęp do istotnych spraw urzędu lub biura, ale zwykle bycie referentem jest dopiero początkiem kariery zawodowej.
Jakie kompetencje powinien posiadać referent?
Najlepsi referenci rekrutują się z kierunków studiów administracyjnych, ekonomicznych, ale także humanistycznych. Jednakże zwykle od referenta nie wymaga się wykształcenia wyższego. Referent powinien natomiast biegle posługiwać się edytorami tekstów (oraz innymi programami biurowymi), znać na pamięć instrukcję kancelaryjno-archiwalną, mieć pewne wyobrażenie o tym, czym jest dokument, jak można go skonstruować i użyć, a także powinien potrafić zajmować wobec otrzymywanej korespondencji postawę, która pozwoli mu na zrozumienie dokumentu i zadbanie o dalszy jego obieg w firmie lub instytucji (obieg dokumentów). Jak widzimy praca referenta jest pracą umysłową. Wśród niezbędnych kompetencji znajdą się więc także i takie: umiejętność pracy z tekstem, dobre zdolności komunikacyjne, łatwość w przyswajaniu sobie regulaminów wewnętrznych i postępowanie zgodnie z ich dyrektywami. Wszystkie te kompetencje referenta można zdobyć na wielu kierunkach humanistycznych, ale najważniejsze są zdolności praktycznego postępowania w wyżej opisanym zakresie, ponieważ - jak już mówiliśmy - stanowisko referenta niekoniecznie musi wymagać ukończenia studiów wyższych.
Specjalista ds. administracji
LIMPACK sp. z o.o.
- Rybnik
Młodszy Specjalista ds. Archiwizacji - Raszyn
Medicover Sp. z o.o.
- Raszyn
Specjalista / Specjalistka ds. administracji z j. niemieckim oraz angielskim
SGS Global Business Services Sp. z o.o.
- Katowice
Pracownik ds. przetargów
Agencja Zatrudnienia HR SIGMA
- Bielsko-Biała
Jak wygląda ścieżka kariery referenta?
Dość często zdarza się, że referenci zaczynają już jako studenci kierunków administracyjnych lub humanistycznych jako stażyści, z którymi następnie instytucje lub firmy będą chciały przedłużać współpracę. Ale standardem jest rozpoczęcie pracy referenta zaraz po studiach. Nie powinno trwać zbyt długo uzyskanie pozycji starszego lub samodzielnego referenta. Potem otwierają się nowe drzwi, ponieważ referenci, którzy wykazali się dobrym przygotowaniem i prowadzili sprawy należycie, uzyskują drogę do awansu. W instytucjach publicznych istnieje ścisła hierarchia stopni - startując z pozycji referenta możemy oczekiwać w dość krótkim czasie wyższych pozycji. W biurach prywatnych jest podobnie. Dopowiedzmy jeszcze, że nie jest czymś wyjątkowym przejście ścieżki kariery zawodowej od referenta, do najwyższych stanowisk w danym zakładzie pracy. Oczywiście na to potrzeba czasu, lecz “punkt startowy” jest bardzo obiecujący. Wywiązywanie się ze swoich obowiązków, przestrzeganie procedur, prowadzi na wyższe stopnie kariery.
Jak zostać referentem?
Zazwyczaj wszystko zaczyna się po studiach administracyjnych, ekonomicznych lub humanistycznych. To zwykła droga wejścia na ścieżkę kariery referenta. Aby być referentem musimy mieć jakieś pojęcie o sprawach urzędowych, prawie administracyjnym i postępowaniu z dokumentacją, a także o zasadach i regułach działania urzędów lub biur. Ponieważ w strukturze instytucji pozycja referenta nie jest nazbyt wysoka, nie żąda się od początkujących referentów wielkiego doświadczenia i osiągnięć zawodowych na rozmowach kwalifikacyjnych. Oczywiście im więcej mamy doświadczeń, im lepsze nasze dyplomy i CV, tym szybciej znajdziemy pracę jako referenci.
Ile zarabia referent?
Prawda jest taka, że nawet doświadczony referent ds. księgowości, nawet samodzielny referent, nie zarabia tyle, ile jego koleżanki i koledzy na wyższych stanowiskach. A ponieważ referenci mają konkurencję także wśród bardzo młodych osób, które dopiero wchodzą na rynek pracy i jako referenci odbywają staże i praktyki, to wynagrodzenie referenta rzadko przekracza średnią krajową. Oczywiście należy mieć na uwadze zróżnicowane miejsca pracy referenta - można wnosić, że referent w dużej korporacji zarobi więcej, niż referent w urzędzie miejskim. Ale prawdą jest także i to, że zwykle referenci to ludzie młodzi, na początku swojej kariery, więc mogą spodziewać się dość szybkich awansów i zwiększenia wynagrodzenia w najbliższej przyszłości. Zajmowanie stanowiska referenta nie pozwoli nam być może od razu na zakup domu, ale będzie stanowiło bardzo dobry wstęp do dalszej drogi zawodowej i większego wynagrodzenia.
Gdzie można pracować jako referent?
Dobry referent pracę znajduje bez większych trudności, ponieważ jego wkład będzie potrzebny wszędzie tam, gdzie zachodzi komunikacja pisemna w formie dokumentów - a więc referent znajdzie pracę w urzędzie, sądzie, instytucjach państwowych i organizacjach pozarządowych, także w biurach firm prywatnych, itd. Stanowisko referenta prawie zawsze jest tworzone w kancelariach prawnych, urzędach miejskich i powiatowych, w wielu firmach, które chcą prowadzić swoje sprawy biurowe porządnie.
- Referent to osoba zajmująca się obiegiem dokumentów w firmie lub instytucji. Wymagane od niej kompetencje to m.in. biegła obsługa programów biurowych, znajomość instrukcji kancelaryjno-archiwalnej oraz umiejętność pracy z tekstem.
- Referenci zwykle zaczynają pracę zaraz po ukończeniu studiów, ale możliwe jest również rozpoczęcie kariery od stażu lub praktyk. Od początkujących referentów nie wymaga się dużego doświadczenia zawodowego.
- Zwyczajowo referenci rekrutowani są z kierunków administracyjnych, ekonomicznych oraz humanistycznych. Początkowe wynagrodzenie referenta nie przekracza zwykle średniej krajowej, ale możliwe są szybkie awanse na kolejne stanowiska w firmie lub instytucji.
- Referent może pracować zarówno w instytucjach publicznych, jak i prywatnych, które posiadają biura i prowadzą komunikację pisemną w formie dokumentów.
