SPECJALISTA/ST. SPECJ. W BIURZE ORGANIZACYJNO-KANCELARYJNYM

Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach poszukuje pracownika na stanowisko SPECJALISTY / STARSZEGO SPECJALISTY W BIURZE ORGANIZACYJNO-KANCELARYJNYM

1. Zakres obowiązków:
- obsługa procesów kancelaryjnych Uczelni, tj. ewidencjonowanie, przyjmowanie, rozdzielanie oraz wysyłanie korespondencji wytwarzanej w Uniwersytecie Ekonomicznym w Katowicach,
- obsługa procesu obiegu dokumentacji związanej z podróżami służbowymi pracowników, w szczególności prowadzenie ewidencji krajowych podróży służbowych oraz zapewnienie właściwego obiegu dokumentów,
- prowadzenie całości spraw dotyczących pieczątek i pieczęci Uczelni, w szczególności prowadzenie centralnego rejestru pieczęci i pieczątek oraz ewidencji dla poszczególnych jednostek Uniwersytetu oraz organizacji studenckich; wyrabianie, dystrybucja oraz niszczenie pieczątek i pieczęci,
- wykonywanie obowiązków jednostki realizującej zamówienia publiczne, dotyczących ewidencji i kontroli dokumentów finansowych, w szczególności w systemie SIMPLE w zakresie usług pocztowych i kurierskich, niszczenia i brakowania dokumentów, wyrabiania pieczątek i pieczęci, zakupu biletów tramwajowych i autobusowych, realizacji wyjazdów pracowników w ramach krajowych podróży służbowych oraz innych usług dostaw realizowanych merytorycznie w Biurze Organizacyjno-Kancelaryjnym,
- realizacja zadań administracyjnych jednostki, tj. zamawianie pieczęci urzędowych oraz pieczątek imiennych lub obszaru, zapewnienie materiałów biurowych jednostki,
- obsługa jednostki poprzez: przygotowywanie okresowych oraz bieżących zestawień finansowych, kontrola i ewidencja środków przydzielonych jednostce w ramach planu rzeczowo-finansowego,
- realizacja bieżących zadań związanych z elektronizacją procesów, w szczególności wdrażania systemu klasy EZD w Uczelni,
- obsługa usług e-doręczeń oraz ePUAP,
- opracowywanie regulacji wewnętrznych oraz pism i innych dokumentów związanych z funkcjonowaniem jednostki,
- inne czynności służbowe wynikające z realizacji zadań jednostki, zlecone przez przełożonego.

2. Niezbędne wymagania:
- wykształcenie wyższe,
- co najmniej trzyletni staż pracy ogółem (nabyty w ramach stosunku pracy),
- znajomość programów z pakietu MS Office: Word, Excel, PowerPoint,
- umiejętność tworzenia pism i regulacji wewnętrznych, związanych z obsługą kancelaryjno-archiwalną,
- chęć przyswajania wiedzy dedykowanej uczelni publicznej i rozwoju w zakresie pracy w systemach klasy EZD,
- znajomość przepisów w zakresie: obsługi kancelaryjno-archiwalnej, w tym:
1) systemów kancelaryjnych (również elektronicznych);
2) postępowania z dokumentacją, tworzeniem spraw i poprawnym przechowywaniem w jednostkach;
3) Ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych.

3. Wymagania dodatkowe:
- umiejętność pracy w zespołach projektowych i roboczych w sprawie opracowania zasad, instrukcji i procesów,
- umiejętność organizacji spotkań / szkoleń oraz ich prowadzenia w trybie stacjonarnym i online,
- doświadczenie w prowadzeniu prac sekretarza, obsługi organizacyjno-administracyjnej zespołu roboczego lub projektowego,
- doświadczenie w zakresie wdrażania bądź pracy w systemach elektronicznych związanych z procesami firmy (proces fakturowania, obsługi dokumentacji, procesu delegacyjnego, procesu archiwizacji dokumentacji),
- doświadczenie w obsłudze systemów elektronicznych obiegu dokumentów, obsługi usług e-doręczeń / ePUAP, systemów klasy EZD,
- znajomość Ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 roku o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem publicznych systemów teleinformatycznych,
- doświadczenie w zakresie wykonywania pracy w administracji publicznej.

4.
- stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy,
- możliwość ruchomego czasu pracy (rozpoczęcie pracy między godziną 7:00 a godziną 8:00; zakończenie – między godziną 15:00 a godziną 16:00), przy zachowaniu obowiązującego pracownika dobowego wymiaru czasu pracy,
- dodatek za staż pracy w wysokości 1% wynagrodzenia zasadniczego za każdy rok zatrudnienia. Dodatek jest wypłacany poczynając od czwartego roku zatrudnienia, z tym że wysokość tego dodatku nie może przekroczyć 20% wynagrodzenia zasadniczego,
- dodatkowe wynagrodzenie roczne – tzw. „trzynastka”,
- pracę w przyjaznej atmosferze,
- pracę, która nie jest monotonna, wymaga zaangażowania i umożliwia rozwój kompetencji zawodowych,
- możliwość rozwoju zawodowego poprzez udział w szkoleniach i kursach,
- parking dla pracowników,
- dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych,
- bogaty zakres świadczeń w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, m.in. dofinansowanie do wypoczynku, pożyczki mieszkaniowe na preferencyjnych warunkach, dofinansowanie opłat z tytułu uczęszczania dziecka/i do żłobka, przedszkola lub innych placówek wychowania przedszkolnego, dofinansowanie opłat z tytułu usług i świadczeń służących wzmacnianiu potencjału zdrowotnego i kulturowego,
- możliwość skorzystania na preferencyjnych warunkach z ubezpieczenia grupowego na życie dla pracowników, ich współmałżonków/partnerów życiowych i dzieci,
- możliwość przystąpienia do Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.

Planowane zatrudnienie: 5 maja 2025 r.

5. Wymagane dokumenty:
- CV,
- list motywacyjny,
- skany odpisów/kopii dokumentów potwierdzających wykształcenie, kwalifikacje i doświadczenie wymagane w procesie rekrutacji na dane stanowisko pracy.

Pliki/skany dokumentów należy przesłać pocztą elektroniczną na adres: @ (w tytule wiadomości należy wpisać: „Ogłoszenie nr 7/ZKO/2025”).

6. Terminy:

Termin przyjmowania zgłoszeń upływa w dniu: 26 marca 2025 r.

Po wstępnej weryfikacji złożonych ofert, w dniach od 1 do 9 kwietnia 2025 r., zostaną przeprowadzone rozmowy kwalifikacyjne z wybranymi kandydatami.

Rozstrzygnięcie i ogłoszenie wyników konkursu nastąpi do dnia: 25 kwietnia 2025 r.

7. Informacja dotycząca zgody na przetwarzanie danych osobowych:

W przypadku podania danych osobowych w szerszym zakresie niż wynikający z art 22¹ § 1 Kodeksu pracy (tzn. w przypadku umieszczenia dodatkowych danych osobowych, poza tymi które są wymagane), kandydat powinien dołączyć klauzulę o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb realizacji procesu rekrutacji.

W przypadku, gdy kandydat jest zainteresowany wzięciem udziału w kolejnych procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez okres najbliższego roku przez Uniwersytet, powinien dołączyć klauzulę o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb realizacji przyszłych procesów rekrutacji, także danych osobowych poza tymi, które są wymagane.

1.Administratorem Pani / Pana danych osobowych jest Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach, z siedzibą przy ul. 1 Maja 50, 40 – 287 w Katowicach, zwany dalej: „administratorem”.
2. Z odpowiednią klauzulą informacyjną RODO[1] administratora można się zapoznać u administratora, na stronie internetowej administratora oraz w Biuletynie Informacji Publicznej administratora.
-------------------------
[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, poz. 1, z późn. sprost.].